[#16265] Får du avslag på din henvendelse til Statsarkivet ?

[Gjest Yngve Nedrebø]

Jeg vil kommentere en del av momentene som har vært framme her:1) Juli er sammen med desember månedene med færrest lesesalsgjester i statsarkivene, både absolutt, og i forhold til åpningstimer. Det må ha å gjøre med at folk er opptatt med annet enn å besøke arkivene. Tilsvarende er juli og desember månedene med lavest besøkstall i Digitalarkivet.2) Digitalarkivet har daglig 12-14 000 pålogginger, sju dager i uken, året rundt. I år vil de bli gjort rundt 50 millioner søk i de kildene som er lagt ut i Digitalarkivet. Det samlede besøkstallet på lesesalene ved samtlige statsarkiv + Riksarkivet de siste årene har vært mellom 35 000 og 40 000 - i løpet av et helt år.3) Arkivverkets oppgaver er definert i instrukser og planer. Spesielt interessant bør strategiplanen for årene 2001-2005 være. Den legger opp til økt satsing på digitalisering. Og det er lagt opp til at man skal ha en felles webkatalog for Arkivverket på plass i 2004.4) Riksarkivaren gav 'Retningslinjer for Statsarkivenes publikumspolitikk' 18. desember 1996. Viktige momenter her var 'Alle henvendelser skal besvares individuelt, 'Alle henvendelser er å betrakte som berettigede', 'Regulær arkivgransking reserveres for saker av rettslig og velferdsmessig karakter', 'Saksbehandling av brukerforespørsler til faglige behov og hobby kan nektes dersom materialet ikke er i tilgjengelig orden eller er klausulert.'Seinere er det kommet en egen serviceerklæring. Blant prinsippene her er 'Hjelp til selvhjelp' - at man skal bruke ressurser på å hjelpe publikum til selv å finne svar. Det har bl.a. gitt seg utslag i mikrofilmingen av alle panteregistre og pantebøker, planene om digitalisering av kirkebokfilm, Digitalarkivet, oppbyggingen av den felles web-katalogen m.m.5) Selvsagt ville økte ressurser gi grunnlag for flere og bedre tjenester. Årets budsjett har ikke gitt anledning til utvidede tjenester, snarere tvert imot, mikrofilmingen av tinglysingsmaterialet er stanset, innkjøp av mikrofilmskanner utsatt m.m.

[Gjest Jan Frode Johansen]

Takk til dere alle for innspill og utsagn. Takk til Yngve for informasjon. Jeg sitter med en tanke-hva om private kunne sponse arkivene økonomisk/teknisk/materiellt/ evt.også på andre måter.Jeg er villig. Er det flere som er villig? Kanskje noen som leser denne tråden har finansielle muligheter til å trå til for noe en brenner for.Jeg vet ikke hvordan arkivverket stiller seg til dette -avventer tilbakemelding. mvh Jan Frode Johansen

[Gjest Laila N. Christiansen]

Du er en evig optimist du Jan Frode! Her for et halvt år siden, var det og fremme en diskusjon om arkivverkets økonomi, og en ny scanner for å kunne få fortgang i digitaliseringen. Den gangen var det masse snakk om pengestøtte osv. Men, det ble stille. Veldig stille.....Jeg skjønner de som bor litt unna RA/SA i Oslo, men, RA er oppe på Lørdag og! Bare nevner det.Jeg er mere fortvilet over åpningstidene til BYarkivet i Oslo, det er helt håpløst. Og ikke engang åpent på lørdag!....

[Gjest Randi Rostrup]

En kommentar til innlegg 27 og spørsmål om på hvilken måte private kan sponse arkivene. Her følger ett eksempel: Jeg har lenge hatt bruk for lett tilgang til de upubliserte og ufilmede domkapittelprotokollene for Stavanger/Kristiansand stift for tiden 1664-1726 (3 protokoller på tilsammen ca. 800 dobbeltsider). Disse befinner seg på SA i Kristiansand og det å oppholde seg der i mer enn en uke blir fort en temmelig kostbar affære når man bor i Oslo. - Ikke akkurat reisen, men det å bo på hotell og spise ute er det knapt mulig å få for under 3000 kr. for en uke (fire netter og fem arbeidsdager). Da jeg etter å ha undersøkt prisene fant at det var billigere å bestille filming av disse tre protokollene (dvs. egentlig digital fotografering) enn en ukes opphold i Kristiansand, var ikke valget så veldig vanskelig.Fotograferingen skjer på SA i Bergen (som har utstyret) og er en intern sak mellom SAB og SAK. Selv ser jeg ikke en gang protokollene, men får CD'ene tilsendt etter hvert som de blir ferdige (med ypperlig kvalitet, meget godt lesebare) - og vil selvsagt få regningen til slutt. Dette er en engangsjobb som på sikt vil komme andre til gode og som vil redusere slitasjen på de originale protokollene. Hva SAB og/eller SAK velger å gjøre med bildene, f.eks. om det kan bli aktuelt å publisere dem, vet jeg ingenting om og har heller ikke noe med, men muligheten vil nå være til stede. I hvert fall vil det bli mulig for andre å bestille kopier av CD'ene til en langt rimeligere penge enn det selve fotograferingen koster.- Dette bare som et eksempel på én måte private kan sponse arkivverket, og da i forhold til ufilmet og upublisert kildemateriale. Eksempler på annet arkivmateriale som gjerne skulle ha vært atskillig lettere tilgjengelig, er domkapittelprotokoller fra Trondheim og Oslo stift (Bergen finnes stort sett som avskrift i DA), samt tingbøker etter 1700, som stort sett ikke er filmet.

[Gjest Tore H Vigerust]

Det var ikke meningen å lede diskusjonen i retning av kun å diskutere åpningstidene (jf Rune Juvang), men åpningstidene ble brukt som eksempel på hvordan Arkivverket kunne bedre arkivbrukernes situasjon i steden for å hjelpe enkeltpersoner med slektsundersøkelser. For ordens skyld, det er ikke bare i juli (jf Yngve Nedrebøs innlegg) at Riksarkivet stenger 1445. Denne tidlige stengningen varer i to måneder, fra omkring St. Hans. Jon Harald Haug - og flere med ham - vil heller ha en ekstra lang åpningskveld i vinterhalvåret enn en time lenger åpningstid sommerstid. En slik ekstra lang kveld finnes allerede i Riksarkivet, ihvertfall. Siden det, som nevnt, er omlag 20 personer per dag sommerstid i Riksarkivet ved varselsringingen (idag 22.7 var det flere), hvorav sikkert 15 ville arbeide videre en time til hvis de fikk lov, så må da det være en god anvendelse av offentlige kroner å holde Riksarkivets lesesal åpent en time til. Det vil disse 15-20 ha stor glede av, og disse (som idag) utgjør et større anntall brukere enn noe statsarkiv har ved samme klokkeslett i vinterhalvåret. Å la 15-20 personer få en ekstra arbeidstime daglig om sommeren på Riksarkivet, er en bedre utnyttelse av samfunnsressursene, enn at 5 personer får en time ekstra arbeidstime i et statsarkiv vinterstid. (Gitt at kostnadene er like.)

[Gjest Jon Harald Haug]

Først og fremst: Åpningstider er en svært viktig del av en institusjons servicenivå, og hører etter min mening klart hjemme i denne diskusjonen.Når det gjelder dette med en ekstra lang kveld i uka, vil jeg komme med følgende presisering, som vesentlig tar utgangspunkt i mine erfaringer med å besøke mitt 'nærarkiv', som ligger på Kongsberg. Dette arkivet, som for øvrig yter utmerket service, dekker et område som strekker seg til Kragerø i sør, til Vinje i vest og til Hemsedal i nord. Utenom sommersesongen har statsarkivet på Kongsberg to ukentlige langkvelder, begge til kl. 19, mens stenging ellers er kl. 15. Jeg har stor forståelse og respekt for trange økonomiske rammer, men én langkveld til kl. 22 skulle ikke koste særlig mer enn to kvelder til kl. 19. Det er vanskelig å spå hvor mange som vil benytte seg av et utvidet kveldstilbud, men jeg tør tippe at SA på denne måten kan få tilsig av yrkesaktive hallingdøler og telemarkinger som til nå har sett det som bortkastet tid å reise til SA etter arbeidstid for bare å måtte snu i døra. Potensialet kan med andre ord være større enn vi aner. Og når det gjelder lørdagen, så er vi dessverre noen i serviceyrker som må jobbe da også.Så hvorfor ta det opp her, og ikke direkte til Statsarkivet? Jo, fordi et godt resultat i saken er avhengig av tilslutning fra en god del flere enn meg. Og siden dette er et forum som følges av mange som kan være interessert i det samme som jeg, velger jeg å være optimist så lenge jeg kan.

[Gjest Tore H Vigerust]

Timeprisen for ansatte er muligens betydelig høyere i tidsrommet 19-22 enn før 1830 (som er Riksarkivets normale stengningstid i vinterhavåret).Kanskje de høyest lønnede i Arkivverket (dvs embedsmennene) kunne gå ned litt i lønn (f eks 1 %) slik at (betydelige) lønnsmidler kunne frigjøres til lesesalspersonale ?

[Gjest Jon Harald Haug]

Med 15 års erfaring som arbeidsgiver er jeg ikke ukjent med at timesatsene blir høyere jo lenger ut på kvelden en kommer. Kl. 22 på kvelden som stengetid var bare et forslag. Prinsippet mitt står likevel klart: Det er mer brukervennlig, og ikke minst distriktsvennlig, å kanalisere langåpent-ressursene til én kveld i uka. Og jeg ønsker for all del ikke at noen skal gå ned i lønn. Lønnssatsene i det offentlige er sikkert lave nok!

[Gjest Tore H Vigerust]

Hvordan stiller du deg da til lørdagsåpne arkiver ? RA har fra september til mai åpent lørdager fra 9 til 1300, egentlig ikke lenge nok til at det lønner seg å reise milevis ?

[Gjest Jon Harald Haug]

For meg personlig kan arkivene gjerne holde stengt lørdager. Jeg jobber for tiden hver eneste lørdag fra 9 til 15, og har liten glede av lørdagsåpne arkiver. Og, som du skriver, er ikke fire timer nok til at utbyttet blir særlig stort. (Alle som har problemer med å få tiden til å gå, bør ta seg en tur til et statsarkiv!)Og selv blant dem som har lørdagsfri, foretrekker kanskje de fleste å dra på tur med familien framfor å besøke et offentlig arkiv. Eller ligge og dra seg i senga etter fredagens utskeielser.

[Gjest Tore H Vigerust]

Fra Arkivverkets side er lørdagstimene mye dyrere enn hverdagskveldene. I Riksarkivet er det jevnt over flere (eller like mange) på lørdagene som statsarkivene har på godt besøkte hverdager. Brukerne synes vel det er enklere å komme seg til arkivet på lørdager fremfor på hverdagskveldene. Det er tydelig (for meg, som observatør gjennom mange år) at lørdagsåpningen trekker til seg mange langveisfarende brukere, til tross for den korte åpningstiden. Isåfall bortfaller argumentene om at langveisfarende ikke reiser til arkivene sommerstid, da åpningen er kortere. Og dermed skulle det styrke argumentene for en ekstra åpningstid sommerstid (i Riksarkivet ihvertfall), all den tid at det er så mange der ved ringingen 1430.

[Gjest Laila N. Christiansen]

Jeg vet ved selvsyn at det faktisk er ganske mange som prioriterer å bruke lørdag til arkivbesøk istedet for å 'dra på tur' eller 'sove lenge etter fredagens utskeielser'. Dette er jo helt klart en prioritering.Det er noen ganger det er så mange som prioriterer arkivbesøk at det er problemer med å få plass ved lesemaskinene, så det er nok helt feil at 'de fleste' foretrekker andre aktiviteter enn arkivbesøk.... :)Jeg sier bare: Ja til lørdagsåpent!! Laila

[Gjest Torunn Cathrine Ludvigsen]

Hvem er det arkivene henvender seg til? Og hvilke brukergrupper øker mest?Torunn C

[Gjest Yngve Nedrebø]

Statsarkivet i Bergen får 35 000 kroner i året for å holde lesesalen åpen utenom kontortid. Dersom det skal holdes åpent på kveldstid kommer det et tillegg til timebetaling på 50%, pluss at det etter avtale skal betales for en ekstra halvtime. Om lørdagene er tillegget til timebetalingen 100%. Sier vi at normal timebetaling er 150 kroner, vil en lørdagsvakt med en inspektør koste 1500 kroner for 5 timer, skulle man holde åpent 7 timer ville man være over 2000 kroner. Skal man ha to inspektører på plass dobles kostnaden. Et budsjett på 35 000 kroner ville ryke før sommerferien, og uten at man kunne holde åpent noen ettermiddag. Skulle statsarkivaren - etter et av Vigerusts innfall - spe på dette budsjettet av egen lomme med 1% av bruttolønn, ville det kunne bli holdt åpen en lørdag eller to til.Virkeligheten er at vi ved Statsarkivet i Bergen greier å holde lesesalen åpen 369 timer utenom kontortid for de bevilgede pengene. Det skyldes positive og greie medarbeidere.Vi har ikke lørdagsåpent, men har satset på ettermiddager, fordi det gjennom årene viste seg at det var der vi fikk flest besøkende.Vi gjorde for om lag 10 år siden en undersøkelse blant lesesalsgjestene for å kartlegge hvilke preferanser de hadde med hensyn til åpningstid. Den første observasjonen var at ganske få lesesalsgjester tok seg bryet med å sette kryss. Den andre observasjonen var at ønskene sprikte i alle retninger!Som alternativ til å holde dyre vakter, kan man ta kilder, digitalisere, og gjøre dem tilgjengelige, slik som vi i dag har gjort med den geistlige skifteprotokollen fra Akershus stift. Det tok 4-5 timer å digitalfotografere den. Etterarbeidet har tatt noe tilsvarende. Den ligger ute for fri bruk for en kostnad tilsvarende en brøkdel av hva en eneste lørdagsvakt ville koste. Og den kan nyttes 24 timer i døgnet, året rundt.

[Gjest Jan Frode Johansen]

Hei Yngve- Har dere noe på gang når det gjelder å digitalfotografere kirkebøker og legge dem ut på Digitalarkivet ? Tenk på f.eks Oslo som knapt har en kirkebok på nett-hvor mye kortere tid man ville brukt på å digitalfotografere og legge ut på nett. Så kan man kilderegistrere ved siden av,for det tar vel 5-10 år før vi ser hovedstadens Kirkebøker ferdig registrerte? mvh Jan Frode Johansen

[Gjest Torunn Cathrine Ludvigsen]

Det var veldig bra kvalitet på bilde! Er det lignende kvaliteter som det vil bli på Kirkebøkene når de en gang kommer ut?Torunn C

[Gjest Yngve Nedrebø]

Meningen var at Arkivverket i 2003 skulle få en mikrofilmskanner, at vi skulle komme i gang med digitaliseringen av kirkebokfilmene, og begynne å legge materialet ut. Merkbare budsjettkutt fjernet dessverre den muligheten.Det materialet vi har lagt ut i dag er digitalfotografert i farger, og vil nok være av en noe bedre kvalitet enn det vi hadde fått om vi hadde skannet i gråtoner fra svart-hvit film. Ulempen med digitalfotografering er tidsforbruket, 1-3 minutter for hver eksponering med det utstyret vi har nå. Får vi raskere utstyr vil prisforskjellen mellom de to metodene bli mindre.Vi kommer til å legge ut nye eksempler i løpet av de kommende ukene.

[Gjest Tore H Vigerust]

En reduksjon på 1% av *en* embedsmannslønn i Arkivverket for ett år, er nok til å lønne Riksarkivets lesesalvakt en ekstra time (fra 1445 til 1545) gjennom hele den tomånedersperioden som den korte sommeråpningstiden varer.

[Gjest Otto Jørgensen]

Er man ikke nå kommet til flisestatiet. Det er i grunnen idiotisk å snakke om reduksjon av en ansatts lønn.Jeg tror man må finne på bedre argumenter.Muligens ikke mer 'Morgan Kane' :=)) Hvis virkelig vakta ikke har noe å gjøre den tiden som tilbringes i lesesalen, da er det er sak om tilrettelegging av arbeidsoppgaver.Men jeg tror man er borte fra det vesentlige: Får man svar eller får man ikke svar fra SA/RA og hva kan evt gjøres for å forbedre dette. Da er det ikke lenger snakk om bare åpningstid og reduksjon av de ansattes lønn.Skal man ha mer åpningstid, så får man bli enig om når og hvor lenge. Allerede nå er det jo klart at ønskene er 'alle dager' 'sommer som vinter'.Muligens skal man gjøre som næringslivet gjorde i gamle dager. Da hadde man en langåpent (torsdag). Og vet alle om dette er, så får man planlegge sin tid og sine besøk.

[Gjest Bjørn Jonson Dale]

I løpet av dei siste 30 åra er det gjennomført ei brutal nedskjering av arkiva sine opningstider. Då Riksarkivet heldt til på Bankplassen, var det ope til kl 2100 var kveld utanom lørdag. Og servicen var svært god.Så lenge arkiva hadde publikumsvennlige opningstider om sommaren krydde lesesalane av granskarar fra fjern og nær. Etter at den de facto sommarstenginga blei gjennomført, er det sjølsagt ikkje noken vits i å bruke pengar på arkivferder.For framtida har eg tenkt å bruke eit svært avansert digitalkamera for å fotografere dokument på arkiva, både for å spare tid på avskrifter og pengar på kopiar. Men, skrekk og gru! nettopp no slo tanken meg at eg vil bli nekta!

[Gjest Tore H Vigerust]

Diskusjonen startet som kjent av Jan Frode Johansen, som bl a påpekte at mange (slektsforskere) ikke fikk den assistansen i arkivene som de forventet. Når jeg har dratt diskusjonen i retning av åpningstider, så var åpningstidene kun ment som eksempel på hva arkivene kunne bruke mere midler på fremfor å støtte slektsforskere. Når noen (som Otto Jørgensen) mener vi har kommet over i flisespikkeriet, må det skyldes at en ikke har oppdaget av åpningstidene ble anvendt som *eksempel*. Et annet eksempel som kunne velges, er f eks tilrettelegging av arkivkataloger for internett. Jeg personlig synes at de forholdene som vi her har diskutert, har vært viktige nok, til tross for at ikke alle er enige i det. Til diskusjonens utgangspunkt: Nedrebø har påpekt (innlegg 26 pkr. 4) arkivverkets retningslinjer. Da jeg regner med at disse retningslinjene også blir fulgt opp, så får altså slektsforskerne idag den assistanse de har krav på, og dermed skulle eventuelle klager være avvist. Eller hva?

[Gjest Otto Jørgensen]

til Bjørn Jonson Dale;Det beste man kan gjøre er å jobbe for større bevilgninger til Arkivverket og da med øremerkede midler.Og da får vi alle jobbe mot våre politiske partier. Hvis ikke det hjelper og vi fortsatt står på krava, da får vi innføre egenadel her også. Dra VISA-kortet i automatetn når du går inn i lesesalen, betale noen kroner hvergang du tar ut en film.Bruke samme prinsippet som du finner på flere internettkafeer i utlandet, hvor du betaler for brukstiden. Samme som du har for betalt-tv.De har automatisert dette i utlandet og det skulle ikke være noe problem å få innført det samme i Norge.

[Gjest Yngve Nedrebø]

Når jeg viser til retningslinjer, planer og serviceerklæring er det for å informere om hvilke rettigheter brukerne kan påberope seg, hvilke retningslinjer forvaltningsorganene har, og hvilke prioriteringer som ligger til grunn.Vigerusts konklusjoner (46) er derfor logisk uholdbare. Det er ikke noen vilkårslogisk sammenheng mellom at det finnes et sett med kjøreregler, og at de reglene faktisk brukes. Det var vel det som var spørsmålet? Men brukerne har forhåpentligvis nå fått et litt bedre grunnlag for sine vurderinger.

[Gjest Tore H Vigerust]

Hvis ikke mine konklusjoner er logisk holdbare, dvs riktige, må det innebære at Arkivverket, ifølge Nedrebø, bryter sine egne kjøreregler og sørviserklæringer.

[Gjest Otto Jørgensen]

til Tore H VigerustKlart jeg så at Åpningstidene ble brukt som eksempel, men etterhvert ble det dette eksemplet som ble diskutert og ikke utgangspunkt: 'Henvendelser til Statsarkivet'. Og skal en diskutere ressursbruken som jo trenges hvis man skal ha flere, bedre og hurtigere svar så blir det hele tiden en avveining om hva evt. tilførte midler skal brukes til. Vi må vel se i øynene at det neppe blir tilført de store midlene. Det er vel mer fare for at politikkerne i sin iver etter privatisering og inntjening pr enhet også kommer med tilsvarende for Arkivverket.Skulle ikke undre meg om det allerede er igang prosjekt innen et eller annen departement som ser på dette. Politikkerne har sikkert fanget opp den store interessen som er blandt folk på denne brukssiden og hvorfor ikke generere ei ny melkeku.Vi får vel bare håpe og ønske at arkiverket og de ansatte vi er i kontakt med på en eller annen måte også har muligheter til å finne smartere løsninger som gir alle en bedret situasjon