[#17998] Kilderegistrering, standarder, metoder, problemer.....

[Gjest Kari Thingvold]

Det er mange som sitter hjemme og registrerer kilder. Kanskje er det enda flere som har lyst til å komme igang med noe. På Websiden til DIS-Norge finner en mye stoff om dette emnet.I et eget tema på Arkivforum har jeg stilt spørsmålet om når ny standard kommer - og den kommer vel når den er ferdig....Vi som registrerer møter endel problemer underveis som det kan være godt å få drøftet med andre. Spesielt gjelder dette gamle kirkebøker som ikke er inndelt i kolonner.Gode råd, forslag, spørsmål, svar ....Temaet er åpnet - velkommen med innlegg.

[Gjest Laila N. Christiansen]

Så lenge den nye standarden ikke er ferdig, så bør vel Standard4g følges, slik at man gjør ting noenlunde likt?De som registrerer i DIS-regi 'skal' følge Standard4g, uansett hvilket program som blir benyttet. Denne Standard4G finnes her http://home.online.no/~ddarkiv/Uansett om man er enig eller ikke i denne standarden, bør den følges til det altså blir lansert en ny (når denne blir ferdig).Laila

[Gjest Kari Thingvold]

Laila: Jeg er helt enig med deg i at den eksisterende standarden bør følges, men det oppstår likevel problemer. Det er vel en grunn til at det lages en ny standard?Hva gjør en når det står både latinsk og 'moderne dato'?Endel av innskrivningene er i ren prosa stil. Hvordan skal en registrer dette når navn og andre data plukkes ut av setningen og resten skal havne i et merknadsfelt.Eks:Jordsat et lidet barn ved nafn Niels Olsen 3 ½ aar som drukned av vonde: faderens nafn Ole Halvorsen Gevorb: Soldat ved Capt: Bersleberg Compagnie:Mit forslag til løsning er å skrive følgende i marknadsfeltet:jordsat et lidet barn ... som drukned av vonde: faderen ... Gevorb: Soldat ved Capt: Bersleberg Compagnie:…. og resten i sine respektive søkbare/sorterbare kolonner. Ville dette være forstålig nok?

[Gjest Laila N. Christiansen]

Du har tenkt ut den eneste riktige løsningen, Kari!

[Gjest Laila N. Christiansen]

Du har tenkt ut den beste løsningen, Kari!Dette med latinske datoer har ikke jeg noen løsning på, jeg har ikke vandret ( i kildereg). i så gamle bøker enda. Laila

[Gjest Kari Thingvold]

Det var godt å høre Laila. Ellers har jeg droppet den latinske i Enebakk 1719. Det går så mye raskere uten.

[Gjest Arild Kompelien]

Når ei kilde opererer med både latinske betegnelser og dato, har jeg også registrert kun dag.måned.år.Etter dårlig erfaring tar jeg en del stikkprøver. Selv om det står 10. søndag etter Trinitatis og en bestemt dato, er det ikke garantert sammenheng mellom de to. Datoen som angis for 10. s. e. T. kan være feil.Uten å ha eksakt tall fant jeg i en 26 års periode noe slikt som en 40 feil, og da har jeg muligens ikke registrert alle feil. Grunnen til at det ble så mye feil, var at presten en søndag kom skjevt ut - neste søndag plusset han på sju dager og fikk en ny feil. Slik dro han feilen med seg framover.Ideelt sett bør derfor både latinske betegnelser og dato tas med. Men avskriving er såpass tidkrevende at det er fristende å velge den raskeste måten.

[Gjest Sissil Bruun Sørensen]

Jeg er sterkt uenig i at 4G 'standarden' bør følges. Digitalarkivet har framlagt forslag til en standard, og etter min vurdering er det denne som bør følges. Forøvrig er det en utførlig debatt om dette i debatt nr. 11888 i Arkivforum.

[Gjest Øivind H. Thingvold]

Takk for tipset om tema 11888. Det startet i julen i fjor, og det er vel grunnen til at jeg har oversett det. Jeg har søkt for å finne ut om det har vært et slikt tema før, men uten resultat.

[Gjest Laila N. Christiansen]

Sissil, som ja sa, 'Så lenge den nye standarden ikke er ferdig'....Det bør følges en standard for registreringen, slik at dataene er registrert ens.Hvor er forslaget om ny standard? Finnes det på nettet? Laila

[Gjest Arild Kompelien]

Jeg skjønner vel behovet for en standard, men noe i meg protesterer hvis en standard kommer med det jeg opplever som mindre gode løsninger.Mi erfaring protesterer mot å føre dag/måned/år sammen i et felt. Jeg har gjort begge deler, og kommet til at det er mest ryddig å dele opp i tre felt, da er sjansen mindre for at det blir rot. Ihvertfall fungerer det slik for meg.

[Gjest Kari Thingvold]

Jeg er enig med deg. Jeg ville helst bruke tre felt, men fordi jeg har fulgt forslaget om et felt for årstall og et felt for dag og måned har jeg fått problemer med registreringen. Jeg bruker Excel og fant for ut at hvis jeg skrev 24.12 eller 24. des så la Ecxel til 2003. Jeg fikk et råd i et annet tema om at jeg kunne bruke en definisjon av feltene som gjorde at jeg kunne bruke søk/ erstatt og dermed fjerne 2003 med blank og få en dato på formen 24.12. Det så greit nok ut, så jeg satte i gang og har denne uken registrert begravelser fra Enebakk fra 1719 til 1736. Det er ganske mange timers arbeid. Jeg har sittet fra morgen til kveld. Plutselig, mens jeg beveget meg fra et felt til et annet, på vanlig måte, endret alle datoenes seg til et femsifret tall, og det var ikke mulig å få det tilbake til dato. Hadde jeg enda brukt 3 felt!Jeg hadde heldigvis lagret underveis, så jeg kom fra det sånn noenlunde uten å miste for mye. For sikkerhets skyld startet jeg med et nytt regneark. Men dette er ikke min dag, for nå ble plutselig alle registreringer av år = ½ til 1. feb. Nå sitter jeg med to filer som jeg ikke vet hvordan jeg skal håndtere. Det er mulig at jeg kommer fra det ved å overføre dataene til Word. Jeg har også Access, men det programmet har ikke hun som skal lese korrektur. Det er jo greit å kunne sende en fil på mail.At Excel kan være vrien er ikke standarden skyld. Men skal ”amatører” drive med kilderegistrering, må standarden være slik at vi kan bruke de mest vanlige programmene, med de svakheter de har, uten å miste en masse arbeid.Hvis noen har gode råd er jeg takknemlig. Dette arbeidet gjør jeg ikke for meg selv. Det er et ønske om å gi bidrag til den store dugnaden.

[Gjest Hans Myhre]

At Standard G4 benyttes inntil noen annen standard er bestemt STØTTES FULLT OG HELT. At Sissel ikke er enig er ikke noe nytt,hun må vel lage den standarden selv hvis hun skal være fornøyd. Latinske datoer passer jo ikke i dato feltet. Jeg konverterer dem, men i de tilfelle hvor det også er skrevet normal dato og dette ikke matcher bemerker jeg dette, ofte er datoen som er skevet en mandag mens den latinske er en eller annen trinitatis søsndag.Amatører som registrerer?? Vel, det spiller ingen rolle hvis de får litt veiledning og bruker standarden, korrekturlesningen vil rette opp eventuelle feil.

[Gjest Per Håkon Christiansen]

Det burde være en selvfølge at eksisterende standarder følges inntil noe annet er vedtatt, ellers ville det bli umulig å gjennomføre dugnader på datamaterialet. Så får man heller sette kjepphestene på stallen sålenge, eller delta i diskusjoner on nye standarder. Ellers påpeker Kari Thingvold noe viktig: Microsoft har desverre til de grader overlesset Excel, og forsåvidt også Word, med autofunksjoner at de nesten kan være farlige å bruke i dataregistreringssammenheng. En mengde autofunksjonsbrytere må stå i OFF for å være sikker, og til og med da kan du få problemer, dersom den OPPRINNELIGE versjonen av dokumentet ditt tillot tastegrep som i den NYE versjonen trigger en autofunksjon. I mange sammenhenger, som datahistorikk, ville det jo være helt ødeleggende om alle de historiske datoene uten varsel skulle bli konvertert til dagens dato! (Det eneste du da kan gjøre er å satse på at angrefunksjonen virker, eller i verste fall gå ut av dokumentet uten å save endringene.) I andre sammenhenger, som når du genererer en mengde brev, kan det derimot være praktisk med autofunksjoner.

[Gjest Kari Thingvold]

Ved hjelp av litt programmering har jeg berget dataene, men det blir dato i 3 kolonner denne gangen. Take it or leave it!EXCEL kan være litt farlig å bruke!

[Gjest Sissil Bruun Sørensen]

Til Laila i innlegg nr. 10: Jeg så at du skrev 'inntil den nye standarden er ferdig', men jeg hadde det litt travelt så jeg fikk ikke kommentert det skikkelig. Grunnen til at jeg ikke mener 4G bør brukes i det hele tatt, er at sammensetningen av dataene kan bli annerledes når de blir overført til Digitalpensjonatet (på grunn av færre felter).En oversikt over feltene ligger her http://da2.uib.no/nykbregfeltplan.htm Det finnes også en beskrivelse av hvert felt, men den bør du kanskje henvende deg til Digitalarkivet for å få.Til Kari i innlegg nr. 12: Excel kan være litt farlig å bruke hvis man ikke er svært nøye med oppsettet i forkant, og formaterer cellene skikkelig. Din opplevelse skyldes nok at du har formatert cellene ned til en bestemt rad, istedet for å formatere hele kolonnen.Til Hans i nr. 13: Det er helt utrolig at du ikke har klart å forstå ankepunktene mot 4G 'standarden' (som overhodet ikke er noen standard, men en oppkonstruert oppsplitting av informasjonsfeltene i kirkebøker) enda. Prøv å holde deg til sak istedet for å gå til personangrep!Til Per Håkon i innlegg nr. 14: Det finnes kun EN - 1 - standard, og det er kirkebøkene. Det er denne standarden Digitalarkivets standard tar utgangspunkt i.

[Gjest Kari Thingvold]

Sissel: Jeg hadde definert hele kolonnen. Jeg har brukt Excel og Access mye i mitt arbeid, og det er ikke jo ikke første gangen at det plutselig skjer noe uventet og at alt ”går i ball”. Det er ikke så ofte det skjer, men det er et like stort sjokk hver gang, spesielt når en har lagt mye arbeid i det en holder på med. Mitt innlegg var ment som en advarsel. Excel er ikke et godt verktøy. Og det er viktig å lagre ofte. Gamle datoer er helt trygge som integer eller tekst i 3 forskjellige felt.”Amatører” i denne sammenheng, er etter min mening, alle som ikke har historie eller arkivkunnskap e. l. eller lager edbsystemer for registrering og presentasjon av kilder Det kan være grupper av personer eller enkeltpersoner som sitter sammen eller alene hjemme og som arbeider etusiastisk med registreringsarbeid, erfarne eller uerfarne. De må kunne komme med sine erfaringer og problemer med registreringen. Det er alminnelig praksis i edb-prosjekter at brukerne er med i utviklingsprosessen. Siden det er en ny standard under utvikling, må vi kunne komme med våre erfaringer. At det tidligere har vært et tema om dette, må ikke forhindre at nye kommer til med sine erfaringer og problemer. Så får vi bare håpe at noen av fagfolkene leser det, og tar det med seg i sitt videre arbeid med ny standard til glede for alle parter.

[Gjest Sissil Bruun Sørensen]

Jeg er enig i at Excel nok ikke er noe program å bruke dersom man ikke fullt ut behersker det. Selv har jeg aldri hatt problemer med programmet - dvs. at i de tilfellene det har skjedd noe uventet, har det utvilsomt vært min egen feil.I utviklingsarbeidet i forbindelse med den nye standarden, ble jo nettopp brukerne invitert til å delta gjennom debatt nr. 11888. Man kan ikke forvente at prosessen skal starte på nytt dersom det kommer inn nye brukere. Jeg antar at Digitalarkivet/Riksarkivet stadig vil være interessert i innspill angående registrering. Å etablere en 'standard' som vil være gyldig til evig tid, tror jeg er både utopisk og lite hensiktsmessig. Problemet de som kommer med 'nye' innspill får, er vel at flere av oss som har deltatt i debatten tidligere ikke gidder å engasjere oss så lenge det ikke kommer fram noe nytt....

[Gjest Geir Thorud]

Til Sissel, vedr innlegg nr 16: Du gjentar argumentet om at 4G har 'oppkonstruerte' felter. Mener du at den standarden som DA uformelt har 'luftet' ikke har slike felt? Bare det å brekke opp en 'kolonne' i kilden i fornavn og etternavn er vel en konstruksjon. Så lenge feltene ikke har samme kolonne-overskrift som i kilden blir vel alt en konstruksjon. Hvor går grensen mellom hva som er en konstruksjon og ikke en konstruksjon?(Jeg ønsker ikke med dette å bli tatt til inntekt for en uforbeholden støtte for 4G, men jeg har ennå ikke sett et fullført alternativ. Jeg synes det sier nok at bla. DIS i dag bruker 4G. Da skjer det nok ingen stor skade om andre gjør det heller.)

[Gjest Sissil Bruun Sørensen]

Jeg har vel sagt ganske klart og tydelig hva jeg mener om dette i innlegg nr. 11888 i Arkivforum, og ønsker ikke å bruke tid på å gjenta mine synspunkter i denne debatten, men skal svare på det du spør om.Den splitting av felter som DA foreslår er redusert til det som er absolutt nødvendig for å forbedre søkemulighetene når informasjonen blir lagt i en database. Splittingen som foretas i 4G har ingen hensiktsmessig funksjon, mens man derimot kan risikere at informasjonen blir satt sammen helt annerledes enn i kirkebøkene når informasjonen blir konvertert til DAs databaser.

[Gjest Hans Myhre]

Dette har vært diskutert før som du sier Sissel. I BD87 som vi bruker og reg. etter G4 Standarden har den basen vi får meget gode søkemuligheter fordi det kan søkes på alle felt samtidig.Noen bokstaver på far, noen på mor og vips er alle barna der. Når en slik base kommer på Digitalarkivet er søkemulighetene totalt ødelagt i forhold til en slik base som vi har. Argumentet ditt for ikke å bruke G4 holder ikke.Brukes den som mal intill noe annet er klart så gjør jo alle likt, skal alle registrere som de selv har lyst blir vel konverteringen og standarden på kirkebøker på didgitalarkivet nokså rotete og mye jobbing med konvertering.Ifølge Digitalarkivet er det et problem med BD87 baser, skjønner ikke hvilket, konverteringen?

[Gjest Sissil Bruun Sørensen]

I innlegg nr. 21 blandes registreringsprogram og selve informasjonen som skal registreres.Jeg har ofte ønsket meg et program som automatisk kobler de rette barna til rette foreldrene - noe som kan være svært vanskelig med f.eks. mange Ole Olsener på samme gård der moren ikke er oppgitt. Et program som utfører dette 100% korrekt vil aldri kunne bli laget så lenge man ikke engang kan gjøre det det manuelt. Hvor mange feil vil ikke forekomme dersom man skulle gjøre slikt på landsbasis?Konverteringen blir vanskelig nettopp fordi feltene i 4G er splittet opp i altfor mange felter. Det har aldri vært snakk om at alle skal registrere slik de de selv ønsker, men at alle i størst mulig grad skal følge den eneste standarden som finnes - nemlig kirkebøkene, med den tilpasningen som må til for at landsomfattende søk i DA skal være hensiktsmessig.De aller fleste som registrerer bruker IKKE 4G. Den registreringen som foretas i regi av DIS Norge er minimal i forhold til det totale registreringsarbeidet som pågår. Skal du Hans følge opp din egen påstand, bør dermed du og alle som registrerer i henhold til 4G snarest starte registrere i henhold til de anbefalinger DA har kommet med.

[Gjest Geir Thorud]

Jeg tror ikke det er så mange som gidder å lese gjennom 188 innlegg i tema 11888 så det har vel liten hensikt å henvise til den debatten.For meg virker det som argumentasjonen nå beveger seg fra 'konstruert' til 'skaper problemer for DA'. Jeg har ingen problemer med at f.eks. feltet Tvilling er unødvendig, men jeg klarer ikke å se at det å skaper problemer. Hvilke felt er det som skaper problemer? Hva er evt. konsekvensen? Det finnes mange baser i DA som er registrert ihht 4G uten at jeg kan se de helt store problemer.

[Gjest Sissil Bruun Sørensen]

Hvis man ikke gidder å lese gjennom det som er utførlig debattert tidligere, hvordan kan man da forvente at andre skal gidde å gjenta informasjonen i det uendelige? Det har kanskje noe med at man er mer interessert i å debattere enn å finne fram til konstruktive og hensiktsmessige løsninger?

[Gjest Geir Thorud]

Hvis du mener jeg skal bruke et par kvelder på å lese 11888 så synes jeg du stiller umulige krav.Ellers vil jeg henvise til det du selv over skriver om personangrep over.