[#42564] Excel rekneark - dato/nummer - sortereringsproblem

[Gjest Anfinn Bernaas]

Eg har etterkvart ein del kjeldeavskrifter (valmanntal og utvandrarregister) registrert i Excel rekneark. Vonleg hamnar dei i digitalpensjonatet snart.Rekneark gjev godt oversyn, er raskt å manøvrere i og gjev godt høve til ulike slag sorteringer av materialet. Det er likevel eit par problem som eg ikkje har klart å finne ut av:1. Registrering av dato og årstal. Anten eg vel datoformat eller anna format ser det for meg ut som reknearket berre klarar å handskast med 1900- og 2000-talet. Skriv eg inn 1836 oppfattar reknearket det som 1936, og det er jo ganske trasig i ei kjeldeavskrift. Eg har lurt på om det kan vere ei løysing å splitte dato og år på ulike rubrikkar, men vik tilbake for å velje ein slik omveg om eg ikkje må.2. Fleire av personlistene mine er nummerert i originalkjelda frå 1 og oppover. Det går for så vidt greit å sortere desse listene etter nummer om nummera er skrivne inn med einsarta skrivemåte (1, 01, 001 eller 0001 osv.) gjennom heile dokumentet. Men det oppstår eit problem med sorteringa dersom nummeret har ein bokstav etter seg (t.d. 114b). Noko avhengig av kva slags format ein har valt i nummerkolonnen plasserer 114b seg dessverre da på alle andre plassar enn etter 114.Eg har sett på val/preferences i Excel-menyen, men blei ikkje så mykje klokare av det. Har nokon gode råd å gje meg?

[Gjest Magne Polden]

Eg har sett eindel på same problemet, med datoar i excel, og har kome fram til at dato og årstal må skiljast i kvar sin kolonne, og desse kolonnane må formaterast til tekst, for at ikkje excel skal begynna å verta 'lur'.Magne

[Gjest Egil Theie]

Jeg har også skilt dato og årstall i hver sine kolonner. Kan likevel ikke se at det er nødvendig å formatere til tekst. Da mister man jo muligheten for sortering etter dato.Har formatert dette som dato. I stedet for å skrive inn årstall 1836, skrives inn f.eks. 1936 (avhengig av startår på registreringen). Da får man sortert riktig, men kun de to siste siffer i årstallet vises sammen med datoen. Dersom registeringen går over neste hundreår, fjernes de to siste tallene for årstall og det legges kun inn år som egen kolonne. (Jeg legger uansett inn årstall som egen kolonne).Ditt problem nr. 2 har jeg ingen god løsning på, men jeg benytter på alle en egen nummerering som kun består av tall. Da kan jeg bestandig få sortert etter opprinnelig liste og denne registeringen vil normalt følge sidetallene (Excel kan være farlig å sortere i).Dette er fulgt bla. i denne avskriften: LenkeHer er Lnr. min egen nummerering som ikke fremgår i kirkeboken. Den følger slavisk kirkebokens registering. Her kan sortering foretas og den vil da også følge kb's sidenummerering. Datokolonnen er egentlig lagt inn med f.eks. 27.12.1943 (viser kun 27.12.43, alt. 27.12). Årskolonnen er enkel å legge inn en gang og deretter kopiere så langt det er behov.

[Gjest Magne Polden]

'Har formatert dette som dato. I stedet for å skrive inn årstall 1836, skrives inn f.eks. 1936 (avhengig av startår på registreringen). Da får man sortert riktig, men kun de to siste siffer i årstallet vises sammen med datoen. Dersom registeringen går over neste hundreår, fjernes de to siste tallene for årstall og det legges kun inn år som egen kolonne. (Jeg legger uansett inn årstall som egen kolonne).'Du peikar so akkurat på problemet, her. Excel legg inn to skjulte siffer i årstallet, slik om du skriv 1836 i kolonne for årstal, so står der i realiteten 1936 i kolonne for dato. Dette vert det tull av, om du skal ha avskrifta inn i digitalpensjonatet. Om kolonnen vert formatert som tekst, kjem der ikkje slike framandelement inn, og dette sorterer seg rett i alle fall i desse omgivelsane.Magne

[Gjest Magne Polden]

Ein annen ting, som kan vera verd å ta med her, er at Digitalarkivet har laga eit sett retningslinjer for avskriving til digitalarkivet og digitalpensjonatet, som dei har kalla Kyrre. Eit av punkta der er at dato og årstal kjem i kvar si kolonne. Den finst her: http://digitalarkivet.no/kyrre.pdfMagne

[Gjest Egil Theie]

HeiEnig i at dette kan bli tull dersom det skal inn i DP. Dette er imidlertid ikke mitt utgangspunkt og løsningen fungerer meget bra så lenge man har det i excel.Skal man ha det inn i DP kan man likevel gjøre følgende: Bruk Erstatt, erstatt .19 med .18. Da får man rett årstall til DP. Hvordan DP takler dette vet jeg ikke, men da er man vel i samme situasjon der du bruker tekstformat.

[Gjest Anfinn Bernaas]

Takk for tilbakemelding frå Theie og Polden. Theie har likevel ikkje noka fullgod løysing på datoproblematikken. Han aksepterer det som synest som Excels innebygde standard, dvs. at berre 1900- og 2000-talet er gyldige hundreår. Det er jo som eg skriv i innlegget mitt det eg helst vil unngå. Det må da vere råd å skrive årstal både på 1200- og 1800-talet i eit rekneark utan at programmet byrjar å leve sitt eige liv?Eg vil også helst unngå å dele dato og årstal i to separate kolonnar, men må eg så må eg. Polden viser til Kyrre, som eg kjenner relativt bra. Men eg kan ikkje sjå at Kyrre seier noko om mine spørsmål som gjeld rekneark. Eg kan ha oversett det, men kor i Kyrre står det t.d. at dato og årstal må splittast i to kolonner? I Digitalarkivet er dato og årstal i same kolonne.

[Gjest Magne Polden]

Slik det ser ut for meg, so kan den innebygde datostandarden i excel gå tilbake til 1 januar 1900, og ubegrensa fram, slik at til dømes 3500 og vert eit gyldig år i denne normen.Slik eg les Kyrre, synest det meg at dato og årstal skal delast i to kolonnar, jamfør at omtalen har forskjellige avsnitt på side 22 og 23.Magne

[Gjest Kristian Strømme]

Når det gjelder Excel, så forstår jeg ikke helt problemstillingen. Jeg kan fint taste inn datoer før 1900, og da er cellen formatert som [dato xx.xx.xxxx]. Men jeg skal være den første til å erkjenne at Excel tidvis lever sitt eget liv. Det er også derfor vi anbefaler at alle celler formateres til tekst. På den måten unngår vi at dataene stokker seg når vi mottar dem. Samme må du gjøre for å unngå problemer med nummereringen det vises til (114, 114b etc). Det er ellers mulig å prøve seg på regnearket til OpenOffice, som er en gratis kontorpakke tilgjengelig her:http://www.openoffice.org/Her synes ellers å være litt forvirring om hvordan år og dato skal registreres. Man skal føre året for kirkebokhandlingen i et eget felt. Så føres dåpsdato og fødseldato (dag.måned) i hvert sitt eget felt. Unntaket er når f.eks. et barn er døpt et annet år enn fødselsåret. I slike tilfeller føres år til i tillegg til fødselsdato. Slike tilfeller vil ofte finnes rundt årsskifter, hvor barn født i desember ble døpt i januar. Dette var et eksempel fra en dåpsliste, men det samme vil forekomme i andre lister, feks begravelser.

[Gjest Egil Theie]

HeiDet er som du nevner ingen problemer med å taste inn datoer før 1900 i tilsynelatende datoformat. Poenget er imidlertid at den da ikke oppfører seg som datoformat, den kan ikke sorteres på en fornuftig måte eller benyttes f.eks. i regneoperasjoner.

[Gjest Anfinn Bernaas]

Lat oss halde oss til datoar og årstal så lenge.Eg må visst vere meir detaljert: I mi noverande kjelde (valmanntal) er fødselsår oppgjevne som 64,78, 83 osv., underforstått 1864, 1873, 1883. For å vere kjeldetru skreiv eg da 64, 73, 83 osv. Problemet mitt med Excel var da at programmet overstyrte slik at mine årstalavskrifter blei oppfatta som 1964, 1973, 1983 osv.”Låge tal” som 18, 26 blei derimot oppfatta som 2018, 2026 osv. Som de skjønar ikkje ein ønskjesituasjon ved kjelderegistrering. Dette problemet klarte eg ikkje å kome utanom sjølv om eg granska innstillingane både i ”Preferences” og ”Format”.Som Kristian Strømme ser også eg at til dømes dd.mm.åååå går greit å skrive inn i same kolonne anten formatet no er dato eller tekst. Men sortering gjev i begge format som resultat at lista er sortert etter dato, årstal er underordna. Nokså lite nyttig med andre ord. Klarar ikkje sorteringsmekanismen i Excel å ta tak i året, og deretter datoane innafor året, når formatet er som nemnt?Dersom eg splittar dato og år i to ulike kolonner (og skriv året fullt ut: åååå) går det greit å sortere dersom eg vel og merke definerer formatet på årkolonna som tekst (årkolonna som datoformat blir tolka heilt feil, datokolonna kan vere definert anten som datoformat eller tekstformat).Heilt problemfritt er likevel heller ikkje dette: Innskotne liner med dato og år kjem for seg sjølv heilt på slutten av sorteringslista. I desse linene er det dessutan ein liten trekant i øvre venstre hjørne på cella som inneheld årstalet. Held ein markøren på cella kjem ein varseltrekant opp som fortel at cella er i tekstformat og ein får så fleire val. For at desse innskotne linene skal kome på rett plass i sorteringslista fann eg ut ved prøve- og feile-metoden at ein må velje ”Convert to number” og deretter til ”Text”. Da forsvinn den vesle trekanten og ein kan sortere på ny. Voila! Sorteringsrekkjefølgja er rett! Dersom det da ikkje skjuler seg ein liten djevel som ved nærare ettersyn dukkar opp ein stad i lista. Eg må vedgå at heilt trygg kjenner eg meg ikkje.Men for å få til dette måtte eg altså gjere det eg ikkje ønskte: Splitte dato og årstal.Elles: Strømmes tilvising til Kyrre er ikkje særleg relevant i mitt høve sidan denne kjeldeavskrifta ikkje handlar om kyrkjebokregistrering.

[Gjest Egil Theie]

HeiSom nevnt takler ikke excel datoer før 1900, det kan man like eller ikke like. Det er derfor så vidt jeg vet umulig å benytte slike datoer, selv om de står på skjermen. Følgen er at de ikke kan sorteres.Når det gjelder tolkningen av tosifrede årstall, er dette noe som er definert i Innstillinger, Regionale instillinger. Her er definert at excel tolker tosifrede årstall slik: 30 eller lavere: 1900-tallet. Over 30: 2000-tallet. Dett kan man endre, MEN: dette har innvirkning på alle Windows-programmer.Ditt problem er da at du definerer dette som dato, noen blir da også reellt datoformat, mens andre blir hverken fugl eller fisk. Da blir det fullstendig umulig å sortere.Din varseltrekant sier egentlig bare at vedkommende celle har et format som ikke passer med de øvrige cellene omkring.Disse tingene er da også grunnen til at jeg har benyttet min fremgangsmåte. Jeg definerer da årstallet som tall, slik at det kan benyttes i regneoperasjoner. Kun måned/dag definerer jeg som dato, men da med feil i århundredet. Da kan den fortsatt sorteres og det kan foretas beregninger.

[Gjest Anfinn Bernaas]

Theie i innlegg 12: Din varseltrekant sier egentlig bare at vedkommende celle har et format som ikke passer med de øvrige cellene omkring.Ja, eg skjønar meldinga, men ikkje kvifor ho dukkar opp. Cella har nemleg same format som cellene omkring!

[Gjest Anfinn Bernaas]

Theie innlegg 12 enno ein gong: Når det gjelder tolkningen av tosifrede årstall, er dette noe som er definert i Innstillinger, Regionale instillinger. Her er definert at excel tolker tosifrede årstall slik: 30 eller lavere: 1900-tallet. Over 30: 2000-tallet. Dett kan man endre, MEN: dette har innvirkning på alle Windows-programmer.Ja, eg har sett dette valet i programmet. Eg innbillar meg at dersom det gjekk å slå dette av unngjekk eg problema som skissert. Men det går ikkje! Berre endre innslagspunktet for over/under 30 går an. Elles meiner du vel motsett av det du har skrive når det gjeld over/under 30 og 1900-talet/2000-talet over?

[Gjest Egil Theie]

HeiInnlegg 13: Ser det er flere muligheter for varseltrekant. I ditt tilfelle kan dette være en indikasjon på at du har tekstdato med to tall i årstall (evt. tall lagret som tekst).Innlegg 14: Er usikker på hva du mener, men: Her stiller du kun hvordan excel og andre programmer automatisk tolker tosifrede årstall. Dette kan reguleres, men ikke slås av. Her kan du stille inn at alle to-sifrede årstall gir utrykk for 19xx ved å stille inn sluttåret til 1999, da blir startåret 1900. Da vil vel også for eksempel .06 medføre at det legges inn .1906. Standardinnstillingen er at excel tolker tallet som et år i intervallet 1930 til 2029, når tallet er 29 eller lavere, er det 20xx, ellers 19xx. Merk at dette da vil gjelde flere programmer, så jeg vet ikke hvor lurt og praktisk dette er.Hovedproblemet løses ikke ved dette, nemlig at excel ikke takler år før 1900.

[Gjest Tore Bye]

Den synes det er enkelt og greit å registrere datoer i Excel i tre kolonner formattert som heltall. Sortering går da greit på forskjellige måter. Vanligvis ved å sortere på år, så på måned og til slutt på dato. Andre måter kan også gjøres dersom en for eksempel ønsker å finne alle som er født den første i måneden. Mangler en måned eller dato vil de postene samle seg pent i den ene eller andre enden av lista. Dersom en ønsker å registrere data som f. eks. 104b kan en selvsagt formatere kolonnen som tekst, eller man kan kode det som 104,02 når kolonnen er formatert som desimaltall. Altså ved å la de to første desimalen være bokstavens nummer i alfabetet.

[Gjest Johannes Schrøder Havstad]

Eg kom tilfeldig til å følge denne tråden, sjølv om eg aldri har drive dei typer kjelderegistrering som her blir drøfta. Men eg har registrert andre lange historiske seriar i Excel, og har då aldri hatt problem med å registrere og sortere datoar over lange tidsrom i ein og samme kolonne. NB: Eg skriv alltid datoar slik; åååå-mm-dd, altså i rekkefølga år-månad-dag. Kanskje dette ikkje er akseptabelt i dykkar registreringstypar? Håper dette ikkje avsporar drøftinga. Mvh. Johannes S. Havstad

[Gjest Anfinn Bernaas]

Innlegg 17: Eg skjønar kva du meiner, men det er ikkje føremålstenleg i min samanheng, nei. Det tyder at eg må snu tusenar av datoar frå norsk til amerikansk datoformat,og det vil eg ikkje korkje av omsyn til arbeídet det medfører, omsynet til lett lesing og fare for misforståingar, og av kulturpolitiske grunnar!Eg har løyst problemet med å formatere heile reknearket i tekstmodus og dessutan å splitte dag, månad og år på tre ulike kolonnar.

[Gjest Ketil Firing Hanssen]

åååå-mm-dd er ISO 8601-standard. Amerikanerne skriver vanligvis datoer på formatet mm/dd/yy.http://www.cl.cam.ac.uk/~mgk25/iso-time.html

[Gjest Anfinn Bernaas]

TIl innlegg 19: Frå Norsk språkråds nettsider:LenkeDatoDen offisielle norske skrivemåten for datoar har den tradisjonelle rekkjefølgja dag-månad-år. Døme:den 5. juni 20065. juni 20065.6.200605.06.20065.6.0605.06.06Norsk Standard NS 4129 'Kontordokumenter og blanketter. Utforming' set opp rekkjefølgja år–månad–dag. I vårt døme blir det 2000-06-09. Denne måten kan brukast i internasjonal korrespondanse. (Ver klar over at engelskspråklege land har ulik dateringspraksis. I Storbritannia set dei dagen først og så månaden, i USA er det omvendt.)