Dødsfallprotokollar for Hordaland - mangelfull kjeldereferanse

[Torbjørn Igelkjøn]

Når eg har valt å vise kjeldereferansane på "gamlemåten" får eg opp følgjande kjeldereferanse:

Hordaland fylke, Dødsfallsprotokoll nr. 2 (1921-1928), Dødsfallsprotokollside, Side 101
Brukslenke for sidevisning: https://media.digitalarkivet.no/sk10611310041134

 

Eg kunne ha tenkt meg at referansen var slik:

Hordaland fylke, Lensmannen i Askøy, Dødsfallsprotokoll nr. 2 (1921-1928), Dødsfallsprotokollside, Side 101

 

Er dette mogeleg å ordne?

Endret Oktober 11, 2017 av Torbjørn Igelkjøn

[Kristian Hunskaar (Arkivverket)]

"Kildeinformasjon som i de gamle visningsprogrammene" henter informasjon fra våre databasefelt for geografisk-administrativ inndeling. Dette feltet er ikke fylt ut for dødsfallsprotokollene, men vi har en (lavt prioritert) ambisjon om å gjøre dette; ikke først og fremst av hensyn til "Kildeinformasjon som i de gamle visningsprogrammene", men av hensyn til at geografisk-administrativ inndeling skal vises i kolonne nr. to fra venstre i trefflista for skanna skiftemateriale.

 

Vi registrerer geografisk-administrativ inndeling på det tidspunkt hvor kilden ble til. Pga. endringer i adminstrative inndelinger, og fordi arkivsaker i slike tilfeller kunne bli overført til et nytt embetes arkiv, vil det ikke alltid være samsvar mellom arkivets navn og den geografisk-administrative inndelinga.

 

Riktig geografisk-administrativ inndeling vil i dette tilfellet - så vidt jeg kan forstå - være Askøy lensmannsdistrikt (opprettet 1/1-1907 etter kgl.res. 28/9-1906). I litt eldre tid var ikke lensmannsdistrikt noe begrep; lensmannen tilhørte da et tinglag, et skipreide etc.

 

Vil man ha riktig kildereferanse (arkivreferanse) anbefaler vi - som du vet - vår standardinnstilling. Når det gjelder dødsfallsprotokollene i SAB må vi dog erkjenne at kildereferansen som systemet genererer, f.eks. SAB, Lensmannen i Askøy, 0006, 1921-1928, s. 101, ikke er komplett. Dette skyldes at dødsfallsprotokollene bare er registrert og katalogisert på serienivå i Arkivportalen. Dermed har vi ikke noe stykkenummer og stykkebetegnelse å legge inn i kildereferansen, som egentlig burde vært SAB, Lensmannen i Askøy, 0006/L0002: Dødsfallsprotokoll, 1921-1928, s. 101 (eller noe liknende).

 

Jeg har nå lagt inn Askøy lensmannsdistrikt som geografisk-administrativ inndeling på de ni skanna dødsfallsprotokollene fra arkivet Lensmannen i Askøy, slik at "Kildeinformasjon som i de gamle visningsprogrammene" fanger opp dette. Som nevnt innledningsvis, burde tilsvarende oppdatering gjøres på alle skanna dødsfallsprotokoller, men det er en nokså lavt prioritert oppgave hos oss.

[Torbjørn Igelkjøn]

Takk for oppklaringa, m.a. når det gjeld skilnaden på "arkivreferanse" og geografisk-administrativ inndeling på det tidspunktet kjelda blei til.

 

8 timer siden, Kristian Hunskaar (Arkivverket) skrev:

Vil man ha riktig kildereferanse (arkivreferanse) anbefaler vi - som du vet - vår standardinnstilling.

 

Det vert vel kanskje litt slik at "gammal" type kjeldereferanse seier mest om kva ein har med å gjere, medan "ny" type kjeldereferanse seier mest om kvar ein finn det. Etter mi meining er det som oftast meir interessant for ein vanleg amatør å vite spesifikt kva materiale ein har med å gjere enn å vite nøyaktig korleis dette er arkivert hos f. eks. SAB, og difor likar eg den "gamle" kjeldereferansen best. Men dette blir vel kanskje ei smakssak, og i dei tilfella der "gammal" type kjeldereferanse er mangelfull er jo arkivreferansen iallefall eit godt alternativ.

 

Eksempel: Kva fortel mest om kjeldematerialet av referansane nedanfor?

Sogn og Fjordane fylke, Holmedal i Fjaler (Ytre Holmedal), Klokkerbok nr. B 3 (1913-1940), Fødte og døpte 1913, Side 4
og

SAB, Fjaler Sokneprestembete, H/Hab: Klokkerbok nr. B 3, 1913-1940, s. 4

 

Etter litt eksperimentering får eg til dette:

SAB, Fjaler Sokneprestembete, H/Hab: Klokkerbok nr. B 3, 1913-1940, s. 4
Område
    Sogn og Fjordane fylke
    Fjaler (Ytre Holmedal) prgj.
    Holmedal sokn
Merknader
    3-53    Døypte 1913-1940 54-79    Konfirmerte 1913-1931 80-95    Vigde 1913-1938 96-116   Døde 1913-1933
 

Likevel, i dette tilfellet ga "gammal" type kjeldemateriale meg alt eg "ville" vite, og det på ei linje.

 

Eg legg forresten merke til at den måten som vanlegvis er "best" å søkje på i dødsfallprotokollane er å søkje på 1947-kommune. Då får ein med heile "kommunehistorikken", uavhengig av arkiv. I dette tilfellet ser ein raskt at dersom ein skal finne dødsfall i Laksevåg før 1933 må ein leite i arkivet frå Askøy lensmannsdistrikt:

https://media.digitalarkivet.no/sk/browse?municipalities[]=1248&start_year=&end_year=&text=

 

[Kristian Hunskaar (Arkivverket)]

56 minutter siden, Torbjørn Igelkjøn skrev:

Det vert vel kanskje litt slik at "gammal" type kjeldereferanse seier mest om kva ein har med å gjere, medan "ny" type kjeldereferanse seier mest om kvar ein finn det. Etter mi meining er det som oftast meir interessant for ein vanleg amatør å vite spesifikt kva materiale ein har med å gjere enn å vite nøyaktig korleis dette er arkivert hos f. eks. SAB, og difor likar eg den "gamle" kjeldereferansen best. Men dette blir vel kanskje ei smakssak, og i dei tilfella der "gammal" type kjeldereferanse er mangelfull er jo arkivreferansen iallefall eit godt alternativ.

 

Det kan du for så vidt si, men når arkivet er katalogisert helt ned på stykkenivå (protokoller/pakker/esker) og selve stykket har blitt registrert med en god og dekkende beskrivelse, vil også kilde- eller arkivreferansen fortelle hva man har med å gjøre. Så er det slik at de komplette arkivreferansene ofte blir veldig lange, og for å spare plass i skjermbildet har vi byttet ut seriebetegnelsene med seriekodene i Asta/Arkivportalen.

 

F.eks.: https://media.digitalarkivet.no/sk10411501151009

• Her viser vi arkivreferansen SAK, Kristiansand byrett - 2, J/Ja/L0155: Dødsfallsprotokoller [...]
• Ser man etter i kildeinformasjonsboksen, ser man at J er seriekode for Dødsfall og skifte, mens Ja er underseriekode for Dødsfall.
• "Fulltekst" arkivreferanse blir da SAK, Kristiansand byrett - 2, Dødsfall og skifte, Dødsfall, L0155: Dødsfallsprotokoller [...]
• Arkivreferansen som vises, dvs. oppbevaringssted + arkivnavn + seriekoder + stykkenummer + stykkebetegnelse, er et kompromiss. Det er en fullverdig arkivreferanse i den forstand at den er entydig og presis, og den blir sjelden så lang at den blir trunkert på skjermen, men man må slå opp i kildeinformasjonen for å se hva seriekodene står for.
• Det er likevel ei ulempe når et arkiv, som i tilfellet Lensmannen i Askøy, ikke er katalogisert ned på stykkenivå. Når stykkenummer og stykkebetegnelse faller bort, blir arkivreferansen mangelfull.

Det overordnede prinsippet er uansett: Over bildet viser vi arkivreferansen, mens vi i kildeinformasjonsboksen viser flere detaljer knyttet til arkivreferansen og geografisk informasjon.

 

Noen ønsker å se geografisk informasjon over bildet i stedet for arkivreferansen, og da har man mulighet til det. Men kommer man borti arkivmateriale som ikke er relatert til noen geografisk-administrativ inndeling, vil man se at man ender opp med noe intetsigende, som f.eks. her: https://media.digitalarkivet.no/db10081402260075

 

Forsøk begge innstillinger og sammenlikn! Eksempelet vil forhåpentlig gi forståelse for hvorfor arkivreferanse, og ikke geografisk informasjon, er standardinnstilling for hva som skal vises over bildet.

 

56 minutter siden, Torbjørn Igelkjøn skrev:

Eg legg forresten merke til at den måten som vanlegvis er "best" å søkje på i dødsfallprotokollane er å søkje på 1947-kommune. Då får ein med heile "kommunehistorikken", uavhengig av arkiv. I dette tilfellet ser ein raskt at dersom ein skal finne dødsfall i Laksevåg før 1933 må ein leite i arkivet frå Askøy lensmannsdistrikt:

https://media.digitalarkivet.no/sk/browse?municipalities[]=1248&start_year=&end_year=&text=

 

Det er nettopp hovedårsaken til at vi tar jobben med å knytte 1947-kommuner til hver enkelt kilde. Vi kan ikke forvente at enhver kjenner til geografisk-administrative inndelinger i Norge gjennom tidene, f.eks. hvilke lensmannsdistrikter landet har vært inndelt i til enhver tid, så det må være mulig å søke relatert til ei inndeling som de fleste kan forholde seg til. Nå er det ikke alltid lett å avgjøre hvilke 1947-kommuner de enkelte kildene dekker - særlig eldre arkivmateriale kan være utfordrende - så vi har helt sikkert gjort noen feil, og vi vil helt sikkert gjøre nye.

 

På samme måte kan det for kirkebøkene være best å søke på sokn, siden det finnes en del eksempler på sokn som gjennom tidene har sortert under både to og tre prestegjeld, og som derfor kan være representert med kirkebøker i flere prestearkiv.

[Torbjørn Igelkjøn]

Takk for nok ei god forklaring på skilnaden på dei to referansetypane. Ein skilnad på "gammal" og "ny" kjeldereferanse er iallefall at alle og einkvar forstår dei "gamle" kjeldereferansane, medan ein tilsynelatande skulle hatt "bruksanvisning" for "ny" type kjeldereferanse. Eg var f.eks. ikkje klar over at "J" er ein kode for dødsfall og skifte osv., men eg ser jo det når eg klikkar på kjeldeinformasjonsknappen. Når ein har bladd i skanna materiale sidan det blei lansert er jo ofte ikkje hjelpesider det fyrste ein leitar etter når ein skal bruke materialet.

 

Når det gjeld kyrkjebøkene så er det slik at kyrkjesokna er det som har endra seg minst, og som difor er lurast å søkje på om ein ikkje er lokalkjend. Men ein må samstundes vere klar over at også sokneinndelinga har endra seg gjennom tidene. Både soknehistorikk og kommunehistorikk er såleis eit nyttig supplement når ein skal finne fram i det skanna materialet. Kanskje burde det også ha vore utarbeidd ein kommunehistorikk som kunne fortelje om splittingar, samanslåingar, tilgang og avgang på tilsvarande måte som for soknehistorikken. (Ein finn rett nok mykje ved å søkje på Wikipedia, samt at ein har f. eks. matrikkelutkastet frå 1950).

[Kristian Hunskaar (Arkivverket)]

På 13.10.2017 den 13.45, Torbjørn Igelkjøn skrev:

Takk for nok ei god forklaring på skilnaden på dei to referansetypane. Ein skilnad på "gammal" og "ny" kjeldereferanse er iallefall at alle og einkvar forstår dei "gamle" kjeldereferansane, medan ein tilsynelatande skulle hatt "bruksanvisning" for "ny" type kjeldereferanse. Eg var f.eks. ikkje klar over at "J" er ein kode for dødsfall og skifte osv., men eg ser jo det når eg klikkar på kjeldeinformasjonsknappen. Når ein har bladd i skanna materiale sidan det blei lansert er jo ofte ikkje hjelpesider det fyrste ein leitar etter når ein skal bruke materialet.

 

Hva de forskjellige bokstavene står for, kan variere etter hva slags mal eller standard som er brukt for registrering av arkivkatalogen i arkivsystemet Asta. (Det er den elektroniske arkivkatalogen fra Asta som blir eksportert/publisert i Arkivportalen.) Men i hvert enkelt statsarkiv følger som regel arkiver av samme type (f.eks. prestearkiver eller lensmannsarkiver) samme mal eller standard, og i senere år har det foregått en del standardisering på tvers av statsarkivene. Ulik katalogiseringspraksis i statsarkivene skaper i noen tilfeller vanskeligheter med å finne gode løsninger i Digitalarkivet, der vi tilstreber generelle løsninger for å holde programkoden så enkel som mulig.

 

På 13.10.2017 den 13.45, Torbjørn Igelkjøn skrev:

Når det gjeld kyrkjebøkene så er det slik at kyrkjesokna er det som har endra seg minst, og som difor er lurast å søkje på om ein ikkje er lokalkjend. Men ein må samstundes vere klar over at også sokneinndelinga har endra seg gjennom tidene. Både soknehistorikk og kommunehistorikk er såleis eit nyttig supplement når ein skal finne fram i det skanna materialet. Kanskje burde det også ha vore utarbeidd ein kommunehistorikk som kunne fortelje om splittingar, samanslåingar, tilgang og avgang på tilsvarande måte som for soknehistorikken. (Ein finn rett nok mykje ved å søkje på Wikipedia, samt at ein har f. eks. matrikkelutkastet frå 1950).

 

SSB utarbeidet i 1999 en detaljert rapport over endringer i kommuneinndeling. Jeg har lenket den opp fra Digitalarkivets nyttige lenker, der vi fra tidligere har en database over endringer 1837-1950 (SSB-rapporten var også lenket fra databasens dokumentasjonsside).