Makulering av MORS-arkivet ved Stensby sjukehus

[Frode Myrheim]

Då eg sende spursmål um å få sjå jorunalen åt min avdøde morfar, som døydde på Stensby sjukehus i 1978, fekk eg nyleg vita at MORS-arkivet, på pasientar i tidi 1969‒2007, frå Stensby, på nær 100 hyllemetar, er makulert på grunn av råme- og vatnskadar.

Her er svaret eg fekk: Akershus universitetssykehus, Stensby sykehus - Makulering av dokumenter i arkiv grunnet vann- og fuktskader. Velferdsbygget. Sommeren 2010 var det vannlekkasje i Velferdsbygget som medførte vann- og fuktskade på arkiv i kjeller. Vedlagt liste over dokumenter som er makulert.

Administrasjonsbygget

Flere rom i kjeller i administrasjonsbygget har blitt benyttet til arkiv for forskjellig type dokumenter. Dokumentasjonssenteret i Ahus ble derfor kontaktet for å få en gjennomgang på hva som er arkivverdig. Vi hadde en gjennomgang med dem 5. mai 2011 og av det arkivverdige ble konstatert at journaler i MORS-arkivet må ansees tapt på grunn av fuktskade. Dette er journaler på pasienter som har vært innlagt på Stensby sykehus, og som døde, i perioden 1969 til 2006/2007. Journalene, totalt 99 hyllemeter, er sendt til makulering.

 

Mitt spursmål er korleis dette er mogleg i eit arkivland som Noreg. Det kan jo verka som AHUS her berre ville verta kvitt arkivet og difor la det på ein utrygg stad. 100 hyllemetar må vera svært mange pasientjournalar, og det er her mykje sjukdomssoge som er burte for all tid.

Det er ikkje fyrste gong arkivar vert burte i Eidsvoll. Det er grunn til minnast tragedien natta til 9. januar i 1877, då heile prestearkivet i Eidsvoll vart loganes bytte.

[Arkivverket - Anita Riise]

Arkivverket gjer sitt beste for å hindre slike ulykker ved bl.a. eit omfattande tilsynsarbeide og krav til arkivlokale. Men nokre gongar har det dessverre gått gale.

Nedanfor har eg saksa frå bevaringsrapport ved Stensby sykehus 12.03.2013 utført av Norsk helsearkiv (frå sak nr 2013/15261 i Arkivverket). Den fortel litt meir om denne kassasjonen.

  

4.5 Kassasjon

Sommeren 2010 var det vannlekasje i Velferdsbygget (Overlegegården) ved Stensby sykehus, noe som medførte fuktskader på store deler av pasientjournalarkivet i kjelleren. Dette er et eldre bygg fra 1922 med rå kjeller. Dokumentasjonssenteret ved Ahus (Nordbyhagen) ble kontaktet for en gjennomgang av hva som var arkivverdig. Etter en gjennomgang 05.05.2011 ble det konstatert at alle journalene i morsarkivet var å anse som tapt på grunn av fuktskader og mugg. Fuktskadene var omfattende, og det fortelles om ”klaser” med mugg, og papir som gikk i oppløsning ved berøring.

Brorparten av det kassasjonsvurderte materialet var morsjournaler for pasienter som har vært innlagt i perioden 1969-2007. Dette materialet utgjorde 99 hyllemeter. I tillegg til dette ble fire arkivbokser med eldre inaktive pasientjournaler (en kan regne med at store deler av disse pasientjournalene også er morsjournaler) ordnet etter år/løpenummer plassert i tilstøtende rom å anse som tapt på grunn av fuktskader. De fire arkivboksene som er makulert utgjorde 1 hyllemeter, og var merket:

 1937: Løpenummer 1-420

 1965: Løpenummer 651-830

 1969: Løpenummer 880-1030

 1970: Løpenummer 161-250

 

Den totale mengden av materiale som ble vurdert til å være i så dårlig forfatning at konservering ikke var mulig utgjør til sammen 100 hyllemeter. Materialet ble sendt til Regn-Sells AS for sikkerhetsmakulering. Regn-Sells AS har som vi tidligere har nevnt ansvaret for å makulere all dokumentasjon på papir som blir skannet ved Ahus.

Muligheter for å finne noen av opplysningene om det tapte materialet er mulig, da enkelte av morsjournalene skilt ut i perioden 1995-2007 også er registrert elektronisk med PAS-registreringer fra 1995 i Infomedix (videre konvertert over til ”dagens” Doculive EPJ fra 2004), og dokumentasjon skapt i Doculive EPJ fra 2004. Videre er pasientjournalene fra 1937-1970 ordnet etter år/løpenummer, plassert i arkivbokser, alle registrert på kartotekkort med inn- og utskrivingsdato og diagnose. Noen av

Vedtaket om kassasjon ble gjort av koordinator ved Stensby sykehus i samråd med avdelingssjef ved Dokumentasjonssenteret ved Ahus. Norsk helsearkiv gjør oppmerksom på gjeldende regler i Arkivloven om kassasjon.

[Frode Myrheim]

Takk for upplysningane Anita.

 

Beste helsing frå Frode Myrheim