[#35528] Registrering i Access

[Gjest Espen Grønna Brataker]

Jeg holder nå på å lage en mal for døpte i Access, etter Kyrre-standarden. Jeg har laget en tabell med opplysninger om hendelsen, og en annen om personene i hendelsen. Her blir ikke posttypene liggende om hverandre slik som det er beskrevet i Kyrre. Hvordan kan dere på DA knyte postene sammen når dere får den ferdige filen?

[Gjest Geir Thorud]

Du må lage en funksjon i Access som eksporterer en fil i et av de 3 formatene som er beskrevet i kap 6 i Kyrre.Spør ikke meg hvorfor man har laget så kompliserte formater og ikke isteden laget et SDV format med flere filer - en for hendelser, en for personer,osv - slike hadde vært meget enkelt å lage i program ala Accees. (Med forbehold om at det ikke har kommet noe i nyere versjoner av Access som gjør det like enkelt å genererere formatene i Kyrre). Det burde ikke være noe problem å holde styr på flere filer.

[Gjest Espen Grønna Brataker]

Der er jeg helt enig med deg, Geir. Men la oss si at jeg legger inn et referansenummer mellom alle poster som skal knyttes sammen, hadde det vært godttatt for DA?

[Gjest Anette Skogseth Clausen]

Lars Nygård er forfatter av den tekniske biten i Kyrre og får svare for det som står der. Å motta flere filer som vi så må koble sammen til en database, vil være svært tungvint for oss og med det store antall databaser vi mottar, tror jeg også vi lett kan gå i surr. Det vil kreve helt andre ressurser på databasemottaket enn det vi har kapasitet til idag. Desto mer som er tilrettelagt for oss på forhånd, desto lettere for oss er det å få ut databasene og risikoen for at vi gjør noe feil vil selvsagt også reduseres.Hva angår Access-databasen til Brataker så skal vi klare å ta i bruk dataene hvis det er en nøkkel mellom hendelsesposten og de personpostene som hører til hendelsen. Her kan en ikke bruke posttypenummeret. Hver hendelse må få et unikt nummer og hver person må få et unikt nummer, i tillegg til at en legger på den tilhørende hendelsens unike nummer for alle personpostene som hører til hendelsen. Når vi så skal motta databasen, vil vi sette stor pris på om de to tabellene er 'flatet ut', dvs. at du kjører en lag-tabell-spørring, hvor du tar med alle hendelsesfeltene og alle personfeltene etter hverandre og, hvis du har laget en relasjon mellom de riktige feltene i databasen, skal du da få en ny database hvor en hendelse med alle personene tilknyttet blir listet på en lang linje.Jeg håper dette var oppklarende og til hjelp.

[Gjest Espen Grønna Brataker]

Hvis jeg velger å registrere i et 'flatt' format, vil da databasen bli på to nivåer når den kommer ut på DA? Finnes det noen mal for flatt format i Kyrre?

[Gjest Geir Thorud]

Å bruke en flat struktur kan resultere i flere felter i registreringsskjemaet, men du kan f.eks 'skrolle vekk' de deler av skjemaet som brukes sjelden.Det kan være enklere å implementere med en flat struktur. Du sparer f.eks en del jobb med å konvertere fra hierarkisk til flat struktur, slik som Anette beskriver, det er nok en del mere jobb enn å kjøre en spørring. Du kan vel bruke format 3 i Kyrre (SDV flat). Det ser ut til å være en mangel i spesifikasjonen i Kyrre, det er ikke spesifisert hvilken rekkefølge feltene skal forekomme i format 2 og 3, men jeg antar at først skal alle feltene knyttet til hendelsen komme, så feltene for rollen Barn, så for rollen Far osv. (Det er ihvertfall det man kan gjette seg fram til ut fra eksemplene, men det er mulig jeg har oversett noe og/eller tar feil.)Med flat struktur blir det MANGE felter i tabellen, men det vil det også bli hvis du skal lage en funksjon for å konvertere fra hierarkisk til flat struktur.DA vil sikkert konvertere det flate formatet til hierarkisk i sin base, alternativt brukes programmet som er annonsert for konvertering fra flat struktur til XML.

[Gjest Espen Grønna Brataker]

Takk!

[Gjest Bente K. Hervik]

I dag er nesten får Digitalarkivet tilsendt nesten alle databasane i flat struktur, og det er faktisk slike filar som er lettast for oss å leggja ut. Det som er viktig er at feltoverskriftene er på eitt nivå (linje), og at dei er sjølvforklarande. Rekkjefølgja på feltene er førebels ikkje avgjerande, og ein treng heller ikkje ta med andre felt enn dei som er nytta.Det er meininga at det skal koma eit konverteringsprogram som konverterer filar frå tekst til xml-formatet som er skildra i Kyrre. Gjennom denne konverteringa vil alle filar for kvar listetype få identisk struktur, noko som vil letta utlegginga for oss og samstundes gjera datafilane meir eigna for langtidslagring.

[Gjest Geir Thorud]

Jeg antar at hvis man legger masse arbeid i å lage en database så bør den kunne anvendes for flere avskrifter. Da er det vel lite lurt å skreddersy den for bare en avskrift. Det blir bare ekstra arbeid hvis man ikke tar med alle (eller de fleste) feltene i Kyrre, og senere må redesigne bla. registreringsskjema hvis neste avskrift krever flere felt.Dessuten bør man vel lage en database som følger Kyrre og ikke noe midlertidig som bare kan brukes i noen måneder fram til DA i oktober krever at det som leveres skal følge Kyrre.Kyrres format 3 krever at feltene skal komme i en bestemt rekkefølge, og siden det ikke er noen som kjenner funksjonaliteten til det annonserte programmet, vil det være lite lurt å ikke følge denne rekkefølgen. Man får heller satse på at man kan gjette seg til riktig rekkefølge ut fra eksemplene som er gitt. Kyrre setter ikke noe krav om feltoverskrifter.Hvis man skal generere en SDV fil med alle feltene (utfyllt eller tomme) fra en tabell i Access må man vel ha alle feltene i tabellen, eller å legge til manglende felt ved f.eks å bruke en spørring som eksporteres til fil. Man slipper ikke unna å på en eller annen måte å få med alle feltene i fila.

[Gjest Geir Thorud]

Jeg har laget et tema 35669 som muligens kan avklare noe av dette med format 3.

[Gjest Bente K. Hervik]

Det planlagde konverteringsprogrammet vil sørgja for at alle filar for kvar listetype vil få lik struktur og lik rekkjefølgje på felta. Det er vanskeleg å seia heilt korleis dette programmet kjem til å verta, men tanken er at kvart av felta i den registrerte databasen skal koplast opp mot Kyrre sitt faste oppsett. På denne måten vert feltnamna og rekkjefølgja på felta lik for alle databasar, og i tillegg vil alle tomme felt koma med utan at ein treng å ha dei med under registrering. Tanken er at dei som registrerer sjølve skal gjera denne jobben. Resultatet av denne konverteringa er ei xml-fil (KyrreML). Augustus vil også produsera denne type xml-filar.Under registrering med flat struktur kan det vera tungvindt å ha ei rekkje felt som ikkje er i bruk, og rekkjefølgjen på felta i Kyrre kan også vera mindre føremålstenleg å bruka under registrering. Me rår difor til at dei som registrerer i flat struktur lagar seg eit registreringsskjema som passar til skjemaet i kyrkjeboka.Dersom me får tid, vil me laga registreringsskjema for kvar av skjemaa for dei mest brukte listetypane, slik som skjemaet i vedlegg 1.