[#35669] Ufullstendig og uklar formatspesifikasjon

[Gjest Geir Thorud]

I spesifikasjonen av Formatalternativ 3 (SDV flat struktur) side 78 står det at postene skal inneholde 'handlingsposter utvidet med felt for et endelig antall personer bakerst i posten'. I mange av Feltstrukturene i Vedlegg 2 (konf, viede m.fl.) mangler det en spesifikasjon av hvilke personer som kan opptre bakerst i posten, slik som det er spesifisert under tabellen for døpte.Dessuten sies det ikke noe eksplisitt under døpte om at rekkefølgen på disse personene skal være som i oppramsinga av roller under døpte.Videre sies det at det 'KAN opprettast felt i posten for MAKSIMUM 13 personer'. Betyr det at man i format 3 kan utelate noen av personene?Merk at det ikke er krav om noen 'tittellinje' i format 3, og da blir det vel vanskelig å ikke ha en fast rekkefølge på felter og 'faste' personer.Den samme problematikken gjelder krav til rekkefølge og krav om tilstedeværelse av felter innenfor posttypene - Excel eksempelet i vedlegg 1 har enn annen rekkefølge på felter enn i vedlegg 2.Her bør vel noe klargjøres? Ser ut som format 3 har 2 varianter - en der tittellinje kreves og en der den er en opsjon.Dessuten, hvis felt/personer kan utelates i format 3 hadde det med hensyn på maskinell behandling vært en fordel med en ANBEFALING for utforming av faste navn på feltene for bruk i tittellinje, f.eks ved å spesifisere en syntaks alla 'RolleNavnOgEvtNrFeltnavn' - f.eks. Fadder3Fornavn eller FarFornavn. Dette koster lite og ville spare manuelt arbeid ved mottak av en fil. Dette kan skape litt kompliserte feltnavn ved bruk av Excel, og kan bli vanskelig å kreve brukt, men vil forenkle når format 3 genereres av andre program. Da slipper man å gjøre 'mappingen' manuelt - noe som kan være svært arbeidskrevende.Å ha kun en variant av format 3 der tittellinje kreves, uten fast definerte eller i det minste anbefalte feltnavn, virker svært lite rasjonelt.Håper også at det annonserte programmet for konvertering fra flat fil til XML vil gjøre det mulig å ha lagrede definisjoner av 'mappingen' slik at man slipper å spesifisere denne manuelt hver gang.

[Gjest Bente K. Hervik]

Eg har forklart litt korleis konverteringsprogrammet er tenkt å fungera i tema 35528. Me har ikkje byrja å arbeida med dette programmet, så me er takksame for innspel og ynskje.Når det gjeld formatalternativa, er det Lars Nygaard som er forfattaren og som best kan svara for dei vala som er tatt.

[Gjest Geir Thorud]

Det som er opphavet til uklarhetene er teksten ”handlingsposter utvidet med felt for et endelig antall personer bakerst i posten”, og at det ikke kreves noen tittellinje. Dette gir inntrykk av at feltene skal komme i en bestemt rekkefølge, og det er da naturlig å anta at rekkefølgen er den som er spesifisert vedlegg 2. Realiteten synes å være at format 3 kun er beregnet på manuell behandling, og at man kan plukke vilkårlige felt og i prinsippet blande disse i den rekkefølge man ønsker (selv om det f.eks vil være lurt å gruppere felter knyttet til en rolle). Dette bør presiseres.Det er klart at det for noen kan være enklere å bruke en flat struktur internt i f.eks Access. Det vil da være enklest å importere/eksportere et flatt format som har en forutsigbar, automatisk prosesserbar struktur (i motsetning til den som er definert), enten med faste feltnavn i en tittellinje eller ved en fast rekkefølge på feltene/rollene. Jeg tror det enkleste vil være en tittellinje, med en algoritme for utforming av feltnavn. Slike anbefalte feltnavn burde også kunne utnyttes til å forenkle bruk av konverteringsprogrammet flat2XML og redusere mulighetene for feil.

[Gjest Lars Nygaard]

Svar/kommentarer til innlegg 1 (med samme inndeling i avsnitt):For de handlingstypene i vedlegg 2 der det ikke er angitt noe maksimalt antall personer tilknyttet handlingen, finner man dette i rammene med rollespesifikasjon i kapittel 4.2 - 4.14. Det er f.eks. 3 for konfirmerte, 7 for viede osv. Maks.antallet kunne med fordel ha vært angitt for alle listetypene også i vedlegg 2.Som Bente K. Hervik har presisert i tema 35528, er ikke rekkefølgen på personene eller feltene innenfor hver post fast så lenge filen har en tittellinje øverst som forteller hva hvert enkelt felt inneholder. Denne tittellinjen vil ikke bli utnyttet maskinelt, men kun manuelt ved mottak i Digitalarkivet nå og av registratoren selv ved bruk av det kommende konverteringsprogrammet senere.Det er altså mulig under registreringen (oppsett f.eks. i Excel) å kutte ut personer (frivillige roller) og felt som ikke kommer i bruk for den aktuelle kilden.Ved innsending til Digitalarkivet nå er det i praksis krav om en tittellinje (jf. 35528, innlegg 8). Når registratoren selv senere skal benytte det omtalte konverteringsprogrammet, er det ikke helt påkrevd med tittellinje så lenge det brukte regnearket/databaseprogrammet har kolonneoverskrifter men kan følge.Det er som sagt over ingen krav om fast rekkefølge eller tilstedeværelse av felt i formatalternativ 3, så lenge en tittellinje spesifiserer innholdet i hvert felt.Et forsøk på klargjøring kan være at alle filer i formatalternativ 3 som andre enn registratoren skal motta/bruke, MÅ ha en tittellinje.Jeg er enig i det Geir sier om fordelen med faste feltnavn (kombinasjon av rolle og innhold) for MASKINELL bruk av det flate formatet. Men ved utarbeidelsen av standarden så vi som presisert ovenfor primært for oss manuell bruk av disse feltnavnene/tittellinjene. Det er de andre to formatalternativene som er myntet på maskinell bruk når bare den nødvendige programvaren kommer på plass.Formatalternativ 3 er som det fremgår her svært løst definert. Det er laget slik for at registrering i regneark skal være praktisk gjennomførbart uten massevis av ubenyttede felt og med en feltrekkefølge tilpasset den aktuelle kilden.Det sistnevnte ønsket fra Geir får vi ta med oss i kravspesifikasjonen til konverteringsprogrammet.

[Gjest Lars Nygaard]

Til innlegg 3:Det meste av Geir Thoruds oppsummering her er riktig. 'endelig antall personer' burde ha vært 'nødvendig antall personer' med en presisering om et maksimalt antall for hver rolle. Vi vil vurdere behovet for faste feltnavn (i det minste som en anbefaling) til bruk i tittellinjer i neste versjon av Kyrre.

[Gjest Leif Kåre Solberg]

Bente K. Hervik skriver 15.12.2005: ”Eg har no konferert med Jan Oldervoll, og han seier at dei avgrensingane i Digitalarkivet sin programvare som gjaldt talet på personar totalt i ei handling er fjerna. Det er såleis ingenting i programmet som er til hinder for at me kan utvida talet på syndarar, fadrar e.l.” LenkeJfr. (4) hvor det heter: ”For de handlingstypene i vedlegg 2 der det ikke er angitt noe maksimalt antall personer tilknyttet handlingen, finner man dette i rammene med rollespesifikasjon i kapittel 4.2 - 4.14. Det er f.eks. 3 for konfirmerte, 7 for viede osv. Maks.antallet kunne med fordel ha vært angitt for alle listetypene også i vedlegg 2.”Når det nå er konstatert at det ikke er noen tekniske hindringer på mottakersiden, hos DA, for bruk av et ubestemt antall personer og eller roller pr. handling, hva er det så som tilsier at det legges inn slike begrensninger? Hvorfor skal det i tillegg være definert varierende begrensninger pr. handlingstype?

[Gjest Geir Thorud]

Filer kodet ihht utvekslingsformatene skal ikke bare kunne håndteres av Digitalarkivet, de skal også kunne mottas av registreringsprogram. Å fjerne max grensene vil derfor kunne ha negative konsekvenser for utforming av registreringsskjema, som man må anta også vil bli brukt for å vise mottatte filer, avhengig av hvordan skjemaene er implementert.Man kan sikkert diskutere hvor grensene skal gå, men jeg jeg klarer ikke å se noen grunn til å fjerne grensene generelt. Jeg tror det er best å begrense diskusjonen til konkrete tilfelle der begrensningene er et problem.