[#49033] Navneregistre: metoder/problemer - tips og gode råd ønskes

[Gjest Kari Thingvold]

Et navneregister til skannede kirkebøker er et oppslagsverktøy. Grunnideen er å lage enkle registre med fornavn, etternavn, året for hendelsen og lenke til kirkeboksiden. Det er viktig å holde fast på den enkle strukturen. Alternativet til registre er å lese gjennom hele kirkeboken.Som kjent for de fleste, lanserte jeg ideen i november 2005. Digitalarkivet kunne ikke påta seg å legge ut slike registre, og dermed stoppet prosessen. Med Googleblogger er det enkelt å legge ut registre, og jeg fikk startet arbeidet igjen. På to måneder har 12 personer startet med registrering i tillegg til meg selv. Og vi har lagt ut 23 registre, og flere er på vei. Det er mange tusen navn. Jeg har sett på de 2 første månedene som et forprosjekt, men nå er tiden inne til å få litt fastere former.En skulle tro at et slikt enkelt register ikke skulle by på problemer, men slik er det ikke. Det er mange varianter av kirkebøker fra 1600-tallet og fram til vel 1920.For å lette registreringsarbeidet har jeg laget en registreringsveiledning, med litt orientering, retningslinjer og problemer med forslag til løsninger. Enkelte av løsningene krever merinnsats, og er derfor tatt med under tvil. En del hjelpefelter er tatt med. Kanskje kan de utelates.Jeg har sikker ikke fått med meg alt, og det er mye som kan endres og forbedres. Derfor åpner jeg for debatt om temaet.Jeg sender en e-post til Arkivverket i dag, med orientering om prosjektet og med spørsmål om et framtidig samarbeid.

[Gjest Kari Thingvold]

Jeg lagde starinnlegget i Word, men ser at lenken til registreringsveiledningen forsvant. Her er den: http://nr-bruker.blogspot.com/

[Gjest Anette Skogseth Clausen]

Digitalarkivet har på trappene et program for navneregistrering med kobling til de skannede kirkebøkene.Det er noen småjusteringer som gjenstår, men vi håper vi snart kan lansere dette.En lansering må gjøres i samarbeid med Jan Oldervoll som har laget programvaren og han er på reise.Jeg vil svare deg i mer detaljer mht samarbeid i din e-posthenvendelse.

[Gjest Vigdis Skaar Nygaard]

Min umiddelbare reaksjon på innlegget over, er at jeg håper Arkivverket har holdt Kari Thingvold, som startet debatten om behov for navneregistre, underrettet om at en slik programvare var på trappene. Det synes jeg faktisk Arkivverket skylder sine samarbeidspartnere - registratorer og andre brukere.

[Gjest Kari Thingvold]

Nei, jeg har ikke hørt et ord fra Digitalarkivet siden fikk svar på min henvendelse ved årskiftet 2005/2006.

[Gjest Vigdis Skaar Nygaard]

Etter Karis siste innlegg har jeg dessverre bare ett ord som dekker Arkivverkets holdning i denne saken - Arroganse.

[Gjest Vigdis Skaar Nygaard]

Sitat fra debatten der Kari Thingvold lanserte ideen om navneregistre.Kari Thingvold, Kløfta, 8.12.2005 13:38 (41) Jeg sendte inn navneregisteret/indeksen mandag og fikk svar fra Digitalarkivet idag: 'Vi setter stor pris på ditt registreringsinitiativ, men kan dessverre ikke legge ut navneindeksen din. Digitalarkivet har som siktemål å legge ut komplette registreringer, ikke utdrag. Når du velger å lage en navneindeks hvor du utelater viktige felt, felt som er obligatoriske i Kyrre, så kan ikke vi godta formatet. Vi ser absolutt behovet for en navneindeks for å lette framfinningen i de skannede kirkebøkene, og vi hadde også et lite håp om at utlegging av disse bildene, ville sette igang en registreringsiver. Men vi ser helst at de obligatoriske feltene i kirkebøkene blir registrert for dette vil lette bruken av databasene seinere. I disse dager utarbeider Jan Oldervoll landsomfattende søk for alle databasene i Digitalarkivet. Hvis vi skal legge ut navneindekser, vil ikke informasjonen i disse databasene hjelpe søkeren noe særlig i et slikt landsomfattende søk. Omliggende informasjon som datoer, kildereferanser og ytterligere personinformasjon er nødvendig for at disse skal fungere i Digitalarkivet. Når det er sagt, så må jeg legge til, at ditt initiativ er fanget opp av flere personer i Arkivverket og det diskuteres internt hvordan vi evt. kan ta ibruk slike navneindekser. Hva slags løsning vi kommer fram til, kan jeg ikke si noe om, det er for tidlig. Vi vil ta kontakt med deg så snart vi vet noe mer. Vennlig hilsen Anette Skogseth Clausen ef.'Bemerk 'Vi vil ta kontakt med deg så snart vi vet noe mer.'

[Gjest Kari Thingvold]

Siden Vigdis siterer en e-postmeldig jeg har fått fra Digitalarkivet får jeg komme med litt mer opplysninger:Jeg sendte inn et nytt register med kildenavn på hver linje, slik de ville ha det, og fikk følgende svar 5. jan. 2006:'Tusen takk for tilsendingen! Vi tar vare på indeksen/registeret og vil bruke det som grunnlag for testing og utprøving av metoder når vi tar fatt på arbeidet med å lage lettere framfinning i de skannede kirkebøkene.'…..Etter det har jeg ikke hørt noe. Det var etter en samtale i midten av februar i år med en ansatt i Statsarkivet i Oslo, som mente at debatten med navneregister burde tas opp igjen, at jeg igjen begynte å se på muligheten for å publisere registeret selv. Jeg fant straks muligheten i bloggene og kom igang. Så begynte snøballen å rulle. Det var altså en i Statsarkivet som ga meg inspirasjon til å ta det opp igjen – og takk for det! Nå ble det jo noe av.I dag sendte jeg følgende e-postmelding til Digitalarkivet, Riksarkivet og samtlige statsarkiver:”I november 2005 fikk jeg ideen med å lage navneregister med lenker til skannede kirkebøker. Jeg lagde et eksempel, og åpnet for debatt om temaet på Digitalarkiverts brukerforum. Det vakte stor interesse blant slektsforskerne, og mange ble skuffet da Digitalarkivet ikke kunne påta seg å legge ut slike registre, men jeg fikk tilbakemelding fra Digitalarkivet om at flere i Arkivverket hadde funne ideen interessant.Jeg hadde den gang ingen mulighet til selv å legge det ut, men gratis blogger fra Google har gjort det mulig. I februar i år fikk jeg endelig publisert det registeret jeg lagde i 2005. Igjen vakte det stor interesse blant brukerne av Digitalarkivet. Snart kom det meldinger om at flere ville delta i registreringsarbeidet, og vi er nå 13 personer som lager registre. Se prosjektets hovedsideHovedsiden inneholder lenker til sogneblogger hvor jeg eller registratorene selv legger ut registre. Vi har på 2 måneder lagt ut 23 registre, og flere er på vei.Jeg har laget en registreringsveiledning og starter nå en ny debatt i Digitalarkivet om metoder og problemer ved registreringen. Se registreringsveiledning og debatten om den (49033 på brukerforumet).Siden arbeidet har stor publikumsinteresse, vil jeg be Arkivverket om å vurdere om de kan legge ut registrene på en av sine servere, evt. at vi kan få plass til lagring av sikkerhetskopier av arbeidet. Jeg har forståelse for at Digitalarkivet ikke har personalressurser til å ta imot og legge ut en mengde registre, men kanskje er det mulig å få til en løsning hvor vi gjør det selv.Bloggene blir sortert på fornavn, etternavn og år, men vi har ingen søk-mulighet. En bedre og sikker/varig løsning er derfor ønskelig. Bloggene fungerer godt, så det er ikke presserende med en snarlig avgjørelse, men jeg håper på et positivt svar om et framtidig samarbeide.” ……… Det har nå kommet et definitivt positivt svar fra Digitalarkivet, og det er bra.Til vi hører noe mer foreslår jeg at vi fortsetter med ”business av usual”. Jeg tar imot navneregistre og legger ut på bloggene. Om noen flere melder seg, vil jeg bli like glad som før. …….. Jeg håper fortsatt på en kreativ og skapende debatt om noen av de problemene jeg har nevnt i ”registerveiledningen”. Gode løsninger vil være like aktuelle i et samarbeide med Digitalarkivet.

[Gjest Anette Skogseth Clausen]

Kari Thingvold viser stor ståpåvilje og har satt igang et godt initiativ, det skal hun ha honnør for.Det har aldri vært ment som arroganse fra Digitalarkivet at vi ikke har underrettet Kari Thingvold om utviklingsarbeidet. Jeg har vært borte fra arbeid store deler av de siste 12 månedene og arbeidet med navneindekseringen har følgelig gått veldig i rykk og napp. Ettersom det ikke har vært anledning til å jobbe konsentrert med navneindeksprogrammet, har det også rådet usikkerhet rundt når det ville bli ferdig og vi har derfor ikke ønsket å gå ut med planene.Utviklingsarbeidet er enda ikke ferdig, men som jeg har sagt, tror jeg at vi snart skal få det lansert. Riktignok er vi avhengig av Jan Oldervoll for å få det ferdigstilt, så jeg tør ikke love noe tidspunkt før jeg har fått snakket med ham.Det er flott at Kari henvender seg til Arkivverket for et samarbeid, for det ville være veldig synd om arbeidet som allerede er gjort, ikke skulle komme med i en stor og søkbar navneindeks.

[Gjest Kari Thingvold]

Hei Anette, jeg må innrømme at jeg ble overrasket over at dere holder på med et 'navneindexprogram'. Det er bra.Da jeg begynte å legge ut registre, tenkte jeg at ikke bare brukerne, men også dere kunne få se hvordan slike registre fungerte i praksis. Jeg ville vise hvor effektiv både registrering og søk i kirkebøkene blir med navneregistre. Det har hele tiden vært min hensikt å ta kontakt med dere.Drømmen min var et landsomfattende søkbart navneregister. Nå ser det ut til at det kan gå i oppfyllelse raskere enn jeg hadde tenkt.Jeg er veldig glad for den positive responsen arbeidet har fått. At så mange har meldt seg som registratorer har vært den bærende kraften i prosjektet, og det har vært en kilde til inspirasjon for meg til å bruke all min fritid de siste 2 måneder på dette arbeidet. Nå syntes jeg at vi hadde fått til såpass mye at vi kunne legge det frem for Arkivverket.Det vil være veldig interessant å høre litt om hvordan dere har tenkt det skal fungere. Jeg håper at våre erfaringer kan gi verdifull hjelp til deres arbeid.Jeg regner med at alle fortsetter med registreringen, og at vi legger registrene ut på blogger inntil videre. Jeg håper at arbeidet ikke stopper opp i påvente av DA’s ferdigstillelse.

[Gjest Vigdis Skaar Nygaard]

Til Clausens innlegg: Det er dette med det usikre tidspunktet for når Digitalarkivet kan levere en løsning, som er mye av dilemmaet og frustrasjonen vår. Vi er en stor gruppe registratorer som er engasjerte, kapable og helt parate til å gjøre en betydelig innsats. Vi mener at vi har et holdbart opplegg, men blir møtt av den hindringen fra DA at dere ikke har klart et opplegg/program som kan fange opp vårt engasjement. Hva gjør vi i mellomtiden? Jo,vi bruker våre blogger. Og jeg kommer til å fortsette med det, hvis det programmet som blir presentert fra DA's side, er for tidkrevende og komplisert. Jeg håper at dere ansatte i DA vil være åpne for våre tanker om at arbeidet med navneindekser ikke må være så tidkrevende at det går utover kvantitet. Det er mengder av kirkebøker som venter på navneregistre!

[Gjest Anette Skogseth Clausen]

Jeg forstår at dere er utålmodige. Digitalarkivet er i en fortvilt underbemannet og underbemidlet situasjon. Etter oppstart i 98 har det kommet til to halve stillinger for å ta seg av det daglige arbeidet med nettsidene og en hel stilling for å ta seg av det mer administrative. Jan Oldervoll som er den som vedlikeholder og utvikler programvare for oss leier vi inn et bestemt antall timer i året. Heldigvis driver ikke han så nøye telleverk for ellers tror jeg han kunne tatt fri fra Digitalarkivet resten av 2007... Digitalarkivet vokser seg stadig større, men vi får ikke tilført mer midler eller stillinger og dette preger selvsagt arbeidet vårt. Vi må prioritere og vår hovedoppgave er å gjøre digitalisert kildemateriale tilgjengelig, alt annet må arbeides med i ledige stunder.Et navneregister vil være til stor nytte for alle brukere og vi er veldig innstilt på å få det realisert, men vi har ikke anledning til å gi det førsteprioritet. Vi har databaser som må legges ut og de må komme først.Slik vi vurdere programmet for navneindeksering, skal det gå veldig greit og raskt å legge inn navn. Vi håper alle ivrige navneregistratorer blir med i dugnaden og vi vil selvsagt være lydhøre for forslag til forbedringer i programmet.

[Gjest Vigdis Skaar Nygaard]

Jeg setter pris på din redegjørelse, Anette, men det understreker også det jeg vet fra før, at dere ansatte må prioritere andre oppgaver. Jeg har forståelse for det. Samtidig er det veldig vanskelig å forholde seg til en kommende programvare som jeg får vite så lite konkret om, og vissheten om at dere har noe på trappene i en ubestemt fremtid som jeg ikke vet hva er, kan virke handlingslammende for meg som registrator. Jeg håper at det vil komme en rask avklaring fra deres side og at vi får se programvaren. Forøvrig synes jeg at den publiseringsmuligheten vi har på Google, fungerer godt. Men det er jo synd om ikke de navneregistrene som vi allerede har laget og som er under utarbeiding, kan fanges opp av Digitalarkivet. Men det er mye opp til dere ansatte, synes jeg.

[Gjest Kari Thingvold]

Anette beskriver Digitalarkivets virkelighet slik jeg har oppfattet den tidligere. De har god vilje til å få til løsninger, men mangler personalressurser.I prosjektet vår har vi engasjerte og kompetente folk (14 personer), registreringsprogram, opplegg, veiledning, en mengde registre og flere under arbeid. Det eneste vi mangler er egne dataressurser, og trygghet for at arbeidet vår vil bli tatt vare på lang sikt. Opplegget med blogger vil sannsynligvis være trygt i mange år. Det er ikke et registreringsprogram vi trenger i første rekke, men et hjørne av en datamaskin hvor vi kan samle registrene og at noen sørger for sikkerhetskopiering. I neste oppgang kunne det være fint å få til søk i registrene, dernest landsomfattende søk.Et samarbeid vil derfor være fruktbart for alle parter, Digitalarkivet, registratorene og brukerne.La oss ta en prat, Anette. Ta kontakt med meg direkte. Du har telefonnummeret mitt.

[Gjest Vigdis Skaar Nygaard]

Jeg kan tenke meg å debattere innholdet i Registerveiledningen nå. Vi gjør oss en del erfaringer etter at vi har gjort ferdige de første registrene. Jeg holder på med konfirmerte nå og en gjør seg noen tanker når en sammenligner sie egne med andres måter å gjøre det på. Jeg tenker særlig på hvilke felt jeg skal ta med. Hva er mest tjenlig, bosted eller fødested? Jeg valgte bosted. Tror jeg vil gå over til fødested i fremtidige konfirmantregistre. Det sier seg selv at konfirmantene stort sett bor i det prestegjeldet de konfirmeres, det finnes unntak. Da er det av større informasjonsinteresse for brukerne at de finner at denne personen faktisk er født i et annet prestegjeld. Da slipper man også dette med en egen fil for 'strays'. Er ikke helt enig med Kari at Flyttelistene fanger opp de som flyttet. Synes de listene er nokså mangelfulle. Og det må da ha interesse at en jente som blir konfimert i Skiptvet, er født i Oslo. Synspunkter på dette?

[Gjest Toril Osther]

Jeg vil si meg enig med deg, Vigdis. I 'mitt' område har det vært mye tilflytting, både fra nærliggende prestegjeld og langveisfarende. Jeg har valgt å ta med fødested i valget mellom bosted og fødested. Synes at verdien av å ha med feltet Sted langt overstiger merarbeidet i registreringen. Selv har jeg valgt å ha en egen fil for 'strays', enkelt å lage når jeg har registrert et kryss for langveisfarende i et eget felt. Har begynt på et nytt konfirmantregister og vurderte å legge inn et felt for alder, men fant ut at det var for mye arbeid i forhold til informasjonsverdien. Derimot synes jeg det er flott å ha det med i registre over døde.

[Gjest Vigdis Skaar Nygaard]

Ja, det som vi vel erfarer, er at registre for ulike kirkelige handlinger, krever noe forskjellig tilnærming. Det er ikke sikkert at det er like informasjonsmessig viktig å ha med stedsangivelse ved Dåp, til eksempel. Er også helt enig med deg at vi må sette rask registrering opp mot informasjonsnytten, og gjøre en avveining.Jeg har tenkt å innføre idnr i registeret mitt. Har da et veldig konkret spørsmål: Skal jeg gjøre det i fila, før jeg sorterer alfabetisk?

[Gjest Kari Thingvold]

Indeksnr/Id lages etterhvert som du registerer. I praksis skriver du 1 i første felt for første navn, 2 for neste og så kopierer du feltene nedover. Det er ikke noe jobb. Da har hvert navn/linje sitt unike nummer. Om noen finner en feil og vil gi melding om det, kan vedkommende melde fra om at f eks navnet med id 123 skal være Andre ikke Andreas. Om du har sortert filen din og lagret, kan du komme tilbake til utgangspunket ved å sortere på Indeksnr/Id. Nyttig om lenkene ikke skulle fungere. I databaseprogrammer lages ofte indeksnummer automatisk.Det hadde nok vært lettere å 'selge' ideen med navneregistre med lenker i Danmark, hvor de er vant med å finne navn i lister og 'seddelregistre' (kortregistre). Der står det fornavn, etternavn og kilde pluss sidenr.De har folketellinger, men lite kirkebokavskrifter på Internett. Så de er ikke vant til å få alt. Vi er litt bortskjemte. La oss si at du skal lete etter en ane som bodde på Grønland eller Kampen i Oslo. Du har valget mellom en kirkebok med mye opplysninger registrert og ingenting fra den andre. Hva ville du som bruker velge. Litt flere klikk i den ene og mulighet til å klikke i den andre, eller få klikk i den ene, men lese hele kirkeboken fra det andre stedet. Det er over 8000 kirkebøker registrert. Det er 729 bare i Oslo. Om vi 14 tar 10 kirkebøker hver, så er det 140 kirkebøker.Å ta med et ekstra felt for bosted eller fødestad, tar lang tid å registrere. Ofte er bostedet vanskelig å tyde og en får mindre glede av automatikken i Excel. Dere vil komme godt på vei med et nytt register om dere holder dere til navnene. Tenk hvor mange tastetrykk dere bruker for å registrere bosted. Tenk for mange (få) tastetrykk det tar for brukerne å finne den de leter etter. Det tar sannsynligvis kortere tid for brukeren å klikke på de navnene som er interessante og lese bostedet enn det tar for dere å skrive det.Ta en test. Prøv å finn Tosten, Tiøstel, Amund, Barbro, Gullik i Aker. Bosted Ammerud, Sagene, Linderud og Grorud. Hvor lang tid bruker dere på å finne navnene og lese bostedet. Jeg garanterer ikke at dere finner alle navnene.Strays: jeg leter etter en Helge som var bosatt i Aker. Han hadde 3 barn som er konfirmert, men ikke døpt i Aker på 1730-tallet. Han jobbet sannsynligvis på en sag. Hvor mange tastetrykk tror dere jeg vil bruke på å lete etter han om alle kirkebøkene rundt Oslo ble registrert. Med ett blikk så jeg at han ikke kom fra Enebakk. For 1700-taller er det få strays, etter 1850 er det veldig mange f eks i Oslo.……………Det fine med vårt opplegg er at det er fritt opp til enhver å gjøre som en vil, ta med mye eller lit. Alt er kjærkomment. Det jeg skriver her er bare mine tanker om det. Det er ikke noe forsøk på å bestemme hvordan andre skal arbeide. Registreringsveiledningen er en ”veiledning”, noen råd for hvordan ting kan gjøres – ikke nødvendigvis skal gjøres.Om dataene allerede er registrert, f eks noe som er laget før Kyrrestandarden, bør en ta med så mye som mulig. Jobben er jo allerede gjort, så la brukerne få glede av det. Toril har en oppskrift på ”bred” blogg. Se hennes siste utlegg.

[Gjest Vigdis Skaar Nygaard]

Mellomnavn/etternavnJeg sitter med en problemstilling nå. Sogneprest Andreas Emil Hansen døper sin datter her nr 1 1895, LenkeHun får navnet Olivia Johanne Dorthea Heber. Prestens sønner er i kirkebøkene flere ganger ført som 'Hansen' slik som far, altså fast etternavn. Eller etternavn er utelatt. Jeg tolker 'Heber' her som et mellomnavn. Og tror jeg vil legge det i fornavnfeltet.Hva praktiserer dere?

[Gjest Vigdis Skaar Nygaard]

Mellomnavn og etternavnJeg tar med en annen av hans døtre som v ed konfirmasjonen har etternavnet 'Hansen', som bestyrker min oppfatning av at barnas etternavn er 'Hansen': 'Elisabeth Dorothea Hansen 1885, nr 1' Så er det en ny problemstilling da, hva gjør jeg i etternavnfeltet med Olivia Johanne Dorthea Heber?

[Gjest Kari Thingvold]

Svar til 19:Her står fornavn og etternavn i samme kolonne på alle konfirmantene. Og Olivia Johanne Dorthea Heber er det navnet som bør brukes. Siden de tre første åpenbart er fornavn, må Heber brukes som etternavn. Ut fra informasjonen om hennes konfirmasjon, vet vi ikke om noe annet etternavn.Det er brukernes jobb å finne ut hvorfor hun har fått et annet etternavn enn sine søsken. De vil kjenne slekten. Kanskje er navnet fra hennes mor eller hennes besteforeldre. Det var ikke uvanlig.

[Gjest Vigdis Skaar Nygaard]

Jeg skrev forresten feilaktig 'Dåp', det er konfirmasjonsliste det dreier seg om. Ved flere av innføringene over sine egne barn dropper denne presten etternavn helt, men han har det alltid med i andre innførsler. Jeg må tenke litt over det som er din oppfatning. Kari.

[Gjest Vigdis Skaar Nygaard]

Her er praksisen hans ved en annen innførsel av hans barn, en datter, nr 1 uten etternavn i det hele tatt. Lenke

[Gjest Kari Thingvold]

Der hvor presten utelater sine egne barns etternavn, bør du skrive hans etternavn med * evt lage et patronymikon av hans fornavn med * alt etter hvilken tidsperiode det er snakk om (gitt at presten oppgir sitt eget navn i rubrikken for foreldre). Skriver han f. eks. 'mitt barn', så er løsningen !! som betyr at navnet ikke er oppgitt.

[Gjest Vigdis Skaar Nygaard]

I det konkrete eksempelet er det snakk om 1880-årene.