Statsarkivets svartjeneste i Brukerforum

[Statsarkivet i Kongsberg]

Enkelte brukere har reagert på at noen av statsarkivene, deriblant Statsarkivet i Kongsberg (SAKO) ikke besvarer alle typer henvendelser i Brukerforum. Fra Arkivverkets side er det lagt opp til at den enkelte institusjon skal vurdere hva slags linje man her finner det hensiktsmessig å legge seg på. Inntil videre har SAKO valgt å besvare generelle henvendelser og spørsmål om bruk av vårt kildemateriale i Brukerforum. Også andre arkivinstitusjoner har gjort det slik. Dette er også den type henvendelser der svaret normalt vil ha størst interesse for flere enn brukeren som spør.

 

Når det derimot gjelder forespørsler som krever undersøkelser i selve arkivmaterialet, ber vi om at brukerne henvender seg via kontaktskjemaet eller per epost. Slike henvendelser krever i større eller mindre grad saksbehandling fra vår side – ofte langt mer enn man skulle tro – og det legger visse føringer for hvordan det er hensiktsmessig å behandle dem.

 

De må behandles innenfor rammen av det samlede arbeidsopplegg vi praktiserer, og som omfatter alle oppgaver vi befatter oss med. Dette kan variere fra statsarkiv til statsarkiv, men for SAKO er det mest praktisk at slike forespørsler behandles sammen med, og på samme måte som våre øvrige brukerhenvendelser. Dette går normalt både raskt og greit, og vi håper og tror at det heller ikke medfører nevneverdig ulempe for våre brukere.

 

Denne praksis innebærer naturligvis ikke at brukerne nektes svar eller den service de har krav på. Det dreier seg bare om hvordan svaret blir gitt. SAKO har alltid lagt til grunn at alle brukere skal få den informasjon de har krav på etter offentlighetslov, Arkivverkets serviceerklæring og Riksarkivarens retningslinjer for behandling av brukerforespørsler.

 

La meg legge til litt mer når det gjelder Riksarkivarens retningslinjer: Disse fastsetter at gjentatte forespørsler fra samme bruker skal behandles restriktivt. Disse reglene har vært gjeldende siden 1996 og de fleste institusjonene i Arkivverket har også fulgt dem. Undertegnede er godt kjent med slektsgransking og slektsgranskere – etter min vurdering er de en av Riksarkivet og statsarkivenes viktigste og mest verdifulle brukergrupper. Men jeg vet også at det knapt finnes grenser for hvilke opplysninger en slektsgransker kan ønske seg! Og hva kan vel da være bedre enn at man bare kan sende alle sine spørsmål til arkivinstitusjoner som så kan foreta de nødvendige undersøkelser for en? Hvem andre kan forvente å få offentlig forvaltning til å drive sin hobby for seg på en slik måte? Slik kan det naturligvis ikke være, det må være visse begrensninger for hva vi kan yte den enkelte bruker. Slike vurderinger vil være en del av vår saksbehandling av brukerforespørslene.

 

For SAKO har det også alltid vært vår policy å bruke mest mulig ressurser på tiltak som kommer det store flertall av brukere til gode, framfor ubegrenset enkeltperson-service. Derfor har vi lagt mye arbeid i å digitalisere våre kataloger, og var det første statsarkivet som hadde hele arkivbestanden registrert i Asta/Arkivportalen. I tillegg har vi brukt mye tid på å digitalisere kilder, vi har skrevet av mye materiale som er lagt ut i Digitalarkivet (og mer kommer!) og vi har fulgt opp med indeksering og andre oppgaver i forbindelse med det skannede materialet som Arkivverket legger ut fortløpende. Dette får vi mange tilbakemeldinger om at våre brukere setter pris på, og vi har inntrykk av at de aller fleste synes dette er en fornuftig og publikumsvennlig ressursbruk.

 

Jeg håper dette svaret bidrar til en klargjøring!

 

Med vennlig hilsen

 

Nils Johan Stoa

statsarkivar