Nyttårsbrev

[Statsarkivet i Kongsberg]

Kjære arkivbrukere,

 

Her i statsarkivet er januar som alltid en hektisk måned med budsjettarbeid, rapporter, årsmelding, statistikk og virksomhetsplanlegging for det nye året. I løpet av februar vil vi legge årsmeldingen for 2011 ut på våre nettsider, for å gi våre brukere litt informasjon om hva vi har arbeidet med i året som gikk.

 

Når det gjelder virksomhetsplanene for 2012, er vi nå i ferd med å ferdigstille disse. Disse planene knyttes opp mot Arkivverkets strategiplan. Av det som særlig kan ha interesse utad, nevner vi følgende:

 

Digital tilgjengelighet:

 

• En hovedoppgave i 2012 blir å videreutvikle nettjenesten for tinglyst materiale i Digitalarkivet. Det skal lages et helt nytt brukergrensesnitt, og panteregistrene og pantebøkene skal suppleres med Grunnboka. Grunnboka er en fortsettelse av panteregistrene og var i bruk fra 1930-årene fram til tinglysingen tok i bruk elektronisk grunnbok rundt 1990. Grunnboka har til nå bare vært tilgjengelig for eiendomsmeglere, banker og andre profesjonelle kunder i nettjenesten Infoland. Nå blir den imidlertid innlemmet i Digitalarkivet sammen med vårt øvrige tinglysingsmateriale. Grunnboka er ferdig skannet, og arbeidet vårt består i å indeksere bildene slik at de kan tas i bruk som en del av nettjenesten. Dette er en betydelig jobb. Det er beregnet at halvparten skal tas i 2012. Vi vet foreløpig ikke når dette materialet blir tilgjengelig for brukerne – om det vil skje etter hvert som indekseringen går framover, om det vi skje puljevis eller når alt er ferdig. Også panteregistrene vil bli indeksert med ekstra opplysninger utover det som ligger der i dag.
   
  
• Som de øvrige statsarkivene har SAKO en avskriftsamling, dvs dokumenter vi har transkribert i tidsrommet fra 1950-årene og fram til nå. Disse avskriftene er nå skannet og vil bli lagt ut i Digitalarkivet når de er ferdig indeksert og tilrettelagt for bruk. Dokumentene dreier seg først og fremst om rettigheter og grenser for fast eiendom, og for brukerne vil det være nyttig å få tilgang til dette materialet i transkribert form.
   
  
• Vi kommer trolig til å skanne manglende sider i kirkebøkene og andre serier, slik at materialet på nett blir komplett. I tillegg starter vi skanning av ekstrarettsprotokoller, som etter hvert vil bli lagt ut sammen med det øvrige rettergangsmaterialet i Digitalarkivet.
   
  
• Vi skal arbeide videre med vår nettkatalog i Arkivportalen. SAKO var det første statsarkivet som hadde hele sin arkivbestand registrert digitalt, og dette arbeider vi systematisk for å vedlikeholde og videreutvikle. Når nye arkiver blir avlevert, skal disse katalogiseres i det elektroniske arkivsystemet (Asta) og derfra blir det eksportert videre til Arkivportalen. I 2012 skal vi også påføre arkivene opplysning om klausuleringsbestemmelser.
   
  
• Det er nå åpnet for elektronisk bestilling av materiale til lesesalen. Bestillingen kan da skje via Arkivportalen, slik det nå gjøres i Riksarkivet. Bestillinger inne på lesesalen kan ved behov skje via Asta med hjelp fra vårt personale.
   
  
• Vi skal arbeide videre med Månedens dokument og andre smakebiter fra arkivene på våre nettsider.
   
  
• Vi skal ta i bruk Facebook som en kommunikasjonskanal ut mot våre brukere.
   
  
• Vi skal fortsette vårt formidlingsopplegg om okkupasjonstiden. Opplegget er rettet mot skoleverket i vårt nærområde og inngår i den kulturelle skolesekken.
  

 

Mottak og bevaring av papirarkiver:

 

• Vi planlegger for mottak av en tilvekst på omkring 500 hyllemeter arkivmateriale fra statsforvaltningen, samt privatarkiv fra næringsliv og organisasjoner. Hva privatarkivene angår, fokuserer vi i 2012 særlig på teknologihistoriske arkiver og andre bedriftsarkiver, samt arkiver fra innvandrerorganisasjoner. Materialet som mottas, skal katalogiseres og klargjøres for bruk. Forventet i 2012 er blant annet Jordskifteverket, Statkraft, Jahre-boet, NAV, Arbeidstilsynet og Lillegården kompetansesenter.
  

 

Utadrettet virksomhet og tilsyn:

 

• SAKO er fylkeskoordinator for privatarkivarbeidet i Telemark. I den forbindelse organiserer vi samarbeidet mellom de involverte institusjonene i fylket, som er Telemark museum, Vest-Telemark museum, Norsk industriarbeidermuseum og Arbeiderbevegelsens arkiv i Telemark. I 2012 skal vi arrangere et seminar om arkiv for de som arbeider med privatarkiver i Telemark.
   
  
• Med utgangspunkt i arkivforskriften har Riksarkivaren pålagt kommunene å levere bygningsfaglige rapporter for alle lokaler hvor det oppbevares arkiver eldre enn 1980. Som tilsynsmyndighet i Buskerud, Vestfold og Telemark skal SAKO medvirke til at disse rapportene blir levert og at nødvendige tiltak blir gjennomført. Dette arbeidet er i gang, og blir videreført i 2012.
  

 

Behandling av brukerforespørsler:

 

• Vi skal fortsatt prioritere rask og god behandling av brukerforespørsler. De aller fleste henvendelser besvares samme dag eller neste.
  Våre brukere blir oppfordret til å lære seg å bruke det materialet som er lagt ut i Digitalarkivet, slik at de i størst mulig grad kan benytte dette på egenhånd.
  Antallet forespørsler som krever innsynsvurdering øker som følge av at vi stadig mottar nyere arkivmateriale som er omfattet av taushetsplikt. Om lag 15 % av sakene krever særskilt vurdering av dette.
  Forespørsler i dette brukerforum besvares i tråd med de retningslinjer vi har fastsatt.
  

 

Med denne informasjonen ønsker vi alle våre brukere et riktig godt nytt år!

 

Nils Johan Stoa

statsarkivar