kommunikasjon med digitalarkivet pr. epost

[Erlend E. Mæhlum]

Jeg har i mange år skrevet av kilder og fått lagt ut disse på digitalpensjonatet. Kommunikasjonen med dere i digitalarkivet var ganske bra i begynnelsen, man fikk raskt svar og kildene ble raskt lagt ut.

Nå derimot synes jeg det heller er begredelig og demotiverende å ha noen komminikasjon med digitalarkivet pr. epost.

 

Eksempel. Jeg sendte en fil til dere 4/12-2011 som jeg fikk dette svaret på 3 dager etterpå:

Til: Erlend Eriksen Mæhlum

Vår ref: 2011/24926

 

Meldingen din er mottatt. Vi ber om at du viser til vår referanse dersom du skal kontakte Digitalarkivet i forbindelse med saken.

 

I samsvar med serviceerklæringen kan du vente deg svar innen 15 arbeidsdager. For detaljer om erklæringen, se her: http://www.arkivverket.no/arkivverket/Arkivverket/Om-oss/Serviceerklaering

 

Med vennlig hilsen

 

Digitalarkivet

 

c/o Statsarkivet i Bergen

Årstadveien 22

 

Så hørte jeg ikke noe mer og kilden har aldri kommet på nett.....

 

 

Eksempel 2.

I den senere tid har jeg registrert noe for 1814-prosjektet.

Jeg fikk i den anledning et spørsmål vedrørende det jeg hadde sendt inn.

 

"Hei,

 

Jeg har nå fått sett på denne filen. Den er i Excel-format, men ser ut for å være registrert i Augustus 2. Du har antagelig laget en xml-ekspor t i Augustus 2, som du så har importert til Excel, og deretter sendt denne excel-filen til oss. Men jeg vil ha xml-eksporten slik den var før du importerte den til Excel, det blir mye enklere for alle. Kan du sende den til oss?

 

 

Vennlig hilsen"

 

Mitt svar:

 

 

 

Hei.

 

 

 

Jeg har registrert i Augustus 2.

 

Prøver å sende på nytt!

 

 

 

med hilsen

 

Erlend E. Mæhlum

 

Deres svar etter en uke:

 

 

Til Erlend Eriksen Mæhlum

Vi har mottatt Deres e-posthenvendelse

Vår ref. 2012/24263

 

Ifølge Arkivverkets serviceerklæring vil skriftlige henvendelser vanligvis bli besvart i løpet av 15 virkedager. Men for enkelte saksområder som krever omfattende saksbehandling, kan det være lengre saksbehandlingstid.

 

Vennligst oppgi vår referanse ved kontakt med Digitalarkivet vedrørende denne henvendelsen.

 

Med hilsen

Digitalarkivet

E-post: digitalarkivet@arkivverket.no

 

 

Hvis det er denne behandlingen og tilbakemeldingen dere har tenkt dere i fremtiden for folk som bidrar til å registrere kilder, så vil i allefall ikke jeg sende mer til dere.

[Arkivverket - Anette Skogseth Clausen]

Her er det flere ting jeg må få beklage.

 

Vi er kraftig forsinket med publisering av datamateriale, dette skyldes omleggingen og flytting til nye nettsider. Vi holder på å arbeide oss gjennom køen av hundrevis av filer som er kommet inn siden oktober i fjor. Nå har vi heldigvis kommet så langt at data vi mottok tidlig i høst holder på å komme ut. Jeg beklager til deg og alle andre bidragsytere at det tar så lang tid.

 

Vi skal normalt publisere dataene eller gi dere svar om evt. forsinkelse før det er gått 15 arbeidsdager, dette har vi forsøkt å følge opp og sende ut svar til alle for vi vet vi er så forsinket, men også her har vi dessverre sviktet. Det har regelrett ikke vært nok folk her til å både få ut data og gi svar om at vi er forsinket. Vi har bedt om forsterkninger på nyåret - det vil isåfall hjelpe oss både med å få ut mer data og å få gjennomført de daglige rutinene våre og oppfølging overfor dere bidragsytere. Jeg beklager at vi har sviktet.

 

Når det gjelder innsendte data som ikke er registrert fra en kirkebok, så må jeg dessverre informere om at vi ennå ikke har system for å publisere dette. Det arbeides med å utvikle det vi kaller en generisk løsning som skal håndtere alle typer data. Den løsningen har vist seg noe mer kompleks enn først antatt og det tar derfor lenger tid. Arbeidet er godt i gang og er forventet ferdig i løpet av vinteren. Etter det vil vi kunne gå i gang med å få ut data registrert fra skattelister, militærruller, skifteregistre osv. Denne mangelen hos oss er noe vi har informert generelt om tidligere, men vi har ikke vært tydelige nok. Vi har heller ikke gitt tilbakemelding til deg og andre som har bidratt med denne type data om at det må ligge på vent. Her kan jeg ikke si annet enn unnskyld og vi skal få sendt ut beskjed til alle som fremdeles venter på å se dataene sine på nett.

 

Vi skal skjerpe oss og jeg håper du og andre ikke stopper å sende inn bidrag pga våre forsinkelser og rutinesvikt. Digitalarkivet med Digitalpensjonatet har utviklet seg til å bli et flott samarbeid mellom Arkivverket og dere brukere og bidragsytere. Etter to år med utviklingsarbeid ser vi nå slutten på arbeidet og satser på å ta fatt på full daglig drift av det nye Digitalarkivet i første halvår 2013. Jeg håper du vil være med oss videre.

[Erlend E. Mæhlum]

Ja, jeg får håpe for deres skyld at det blir bedre (igjen). En ting dere kan slutte med er å sende spørsmål på e-post fra en felles e-postadresse hvor du får standardsvaret deres når man svarer. Det blir rett og slett for dumt.......