Arkivere signerte avtaler

[Rolf-Ole Frantzen]

Et stadig tilbakevendende tema er trenger vi tilleggsarkiv for skriftlig signerte avtaler når de er skannet i et godkjent elektronisk sak-/arkiv system.

Idag skanner vi inn signerte avtaler og legger den fysiske papiravtalen i ett eget kontraktsarkiv. Dette medfører dobbelarkivering av disse avtalene. Når vi får en elektronisk signert avtale, så legges den kun i i Sak-/arkivssytemet. For en utskrift av denne for registrering i kontraktsarkiv er jo som å legge en ugyldig kopi i fysisk kontraktsarkiv.

Så spørsmålet er det nødvendig med et fysisk kontraktsarkiv for de manuelt signerte avtalene, selv om de er skannet inn i godkjent arkivformat i vårt godkjente elektroniske sak-/arkivsystem?

[Arkivverket - Anita Riise]

Ifølge Riksarkivarens «Forskrift om endring i forskrift om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver.» så ser det ut til at originale signerte kontrakter bør beholdes:

§ 1-3. Kassasjon av papirversjoner ved skanning

Når dokumenter på papir blir skannet og arkivert elektronisk i tråd med bestemmelsene i dette kapitlet av forskriften her, kan papirversjonen av dokumentene kasseres med mindre lovbestemte formkrav, for eksempel krav om håndskrevet signatur, eller andre juridiske hensyn krever at papirversjonen bevares.

https://lovdata.no/dokument/LTI/forskrift/2002-10-01-1066

 

Du kan forsøke å sende inn spørsmålet til postmottak@arkivverket.no . Da blir det saksbehandla og du vil nok få et noe meir offisielt svar.