Registreringsinstruks

[Arkivverket - Renathe-Johanne Wågenes]

Registreringsinstruks

Man vil få tilsendt en excelfil. Korrekturen skal utføres i den tilsendte filen

• Personer skal ikke slettes. Man kan oppleve at personer er overstrøket av presten i kirkeboken. Disse skal likevel være med i registreringen. Man korrigere evt. feil/mangler i registreringen, deretter skriver man i kolonnen "Merknad" E: personen er overstrøket. Personer kan også være innført med løpenr 0. Dette betyr at personen er f.eks viet et annet sted. Personen skal likevel være med i transkriberingen av den kirkeboken hvor de er anført med løpenr 0.
• Strukturen skal ikke endres
• Kolonner skal ikke slettes
• Dersom det mangler personer, f.eks en dåp, må dette legges inn. Dette gjøres ved å legge inn en ny rad i excelfilen.
• Man skal korrekturlese slik at det blir en kildetro avskrift. Navn skal skrives slik de står i kirkeboken og ikke slik man mener at det skal skrives eller slik det burde vært skrevet. Står det f.eks i kirkeboken Andrs (navnet skal være Anders, men en bokstav mangler, så skal man skrive Andrs)
• Unntak fra å være kildetro: Ditto, Do, Ibid, ibidem, registreres ikke - skriv det ordet det viser til i stedet. Er en brudgom født i Kr.ania og bruden står med Do fødested så skriv Kr.ania på henne også. 
• Man bør supplere informasjon som mangler på personen som står i kilde. f.eks at brudgommen er husmand, et barn er født utenfor ekteskap o.l.
• Man skal IKKE hente informasjon fra andre kilder (andre kirkebøker, folketelling osv) og legge dette inn i excelfilen. Dersom man gjør dette, er transkriberingen ikke lenger en avskrift av kilden.
• Vi bruker norske bokstaver som ø og ikke ö.
• Selv om det skulle stå ; eller : i kirkeboken skriver vi . (punktum)
• I mange kirkebøker står et †. I de fleste tilfellene menes det at vedkommende er død. Hvis dere absolutt vil ta det med skriv da [død*] i stedet for †.

 

Felt med id (personid) i de tilsendte excelfilene:
Det er flere felt i excelfilene som inneholder personid (noen få bokstaver og deretter en lang rekke tall). Disse feltene skal IKKE korrekturleses på noe vis. 

• Dere skal altså IKKE gjøre noe i felt for personid eller bildeid.   
• Når personer er utelatt av AMF og dere korrekturlesere legger til personer, mangler PersonID. Det er helt OK og dere skal IKKE skrive noen tegn i feltet for personid.
   

Løpenumre i kirkebøkene: 
I kirkelige handlinger (dåp, vigsel, begravelse) føres personene inn i kirkebøkene med et løpenummer som følger året fortløpende. Noen står med 0 - det betyr at den kirkelige handlingen er utført i en annen kirke, men at personen er hjemmehørende i den kirkeboken hvor det står en 0. I slike tilfeller står det oftest en merknad i kirkeboken om hvilken kirke den kirkelige handlingen har skjedd og et oppslag i en kirkebok for den kirken vil man finne personen(e) innført med løpenummer. 

• Noen står med 0 - det betyr at den kirkelige handlingen er utført i en annen kirke, men at personen er hjemmehørende i den kirkeboken hvor det står en 0. I slike tilfeller står det oftest en merknad i kirkeboken om hvilken kirke den kirkelige handlingen har skjedd og et oppslag i en kirkebok for den kirken vil man finne personen(e) innført med løpenummer. 
• I andre kirkebøker står det ikke 0, men et gjentakelsestegn ". Det betyr det samme som om det hadde stått en 0. I slike tilfeller skriver dere ingenting i feltet for løpenummer.   
   

Pårørende: 
Når det gjelder pårørende til døde og begravede står det oftest navn og/eller stilling til den avdødes ektefelle, far eller annen nær slektning. Da føres disse i de ulike feltene for pårørende (stilling, fornavn, etternavn, etc).  

• Står det derimot "Privat forsørget", "Forsørget av fattigvesenet" "Forsørger NN kommune" eller lignende settes disse opplysningene i merknadsfeltet.  

 

Alder: 
Når det gjelder alder og den er oppgitt i år kan du skrive tallet uten å markere at det er år:

• Står det kun f.eks 25 aar, så skriver man 25 (eller evt. 25 aar eller 25 a om det oppleves at excelarket endrer tallene)
• Står det 5 Maaneder eller 5 Uger eller 3 Dager eller 2 Timer må vi markere dette ved enten å skrive det slik det står i kirkeboken – eller gjøre en kortversjon for eksempel. 5 m 5 u eller 3 d eller 2 t
• Står det alder i kombinasjon f.eks 25 aar 3 uker og 1 dag, så skriver man 25 a 3 u 1 d
• Står det at en person f.eks er 5 Uger, kan man velge å skrive 5 Uger fullt ut, eller bare sette 5 u.
• Står det 1 mnd eller 1/12 aar kan du skrive 1 m eller 1/12 a
   

År: 

Hvis det ikke står et årstall i feltet for "Aar" må dette legges til under korrekturarbeidet!
Det er også lurt å sjekke nøye feltene for "aar" (hendelsesår) som er det året nummereringen i kirkeboken følger og som oftest står øverst på siden. Noen ganger har AMF rotet det til ved å skrive den døptes fødselsår eller den avdødes dødsår inn i kolonnen for "Aar". 

• Den avdødes dødsår skal bare registreres hvis det a) står eksplisitt i kirkeboken eller b) avviker fra hendelsesåret, f.eks. at en person er død i desember et år, mens begravelse eller jordfestelsen er ført inn i kirkeboken det neste året.
• Fødselsår på barnet (feltet barn fødselsaar) registreres bare hvis fødselsåret a) står eksplisitt i kirkeboken eller b) avviker fra dåpsåret, f.eks. et barn født i desember 1895 som døpes i januar 1896. Da skrives 1895 inn i feltet for barn fødselsaar. Er barnet født samme år som dåpen skjer og det ikke står eksplisitt i kirkeboken fjernes årstallet i barn fødselsaar.  

Bruk av spesialtegn

• tegnet ?? brukes når du er usikker på om et ord er riktig lest setter du to spørsmålstegn etter ordet du er usikker på: Tonnius??
• tegnet !! brukes når det mangler en opplysning (f.eks. navn på barnets far setter du !! i feltet for fars fornavn) eller det står noe som åpenbart er feil, f.eks. at barnets mor heter Torbjørn (guttenavn) markerer du med å sette to !! etter navnet Torbjørn!! Merk at det ikke er nødvendig å sette !! hver gang en opplysning ikke er med f.eks. om barnets mor eller en brud mangler stilling. Det er bare nødvendig å sette inn !! hvis det er helt åpenbart at noe er feil barnets mor heter Torbjørn!! eller at dåpsbarnets navn ikke er skrevet inn og det ikke er snakk om et barn som døde før det ble døpt. 
• E: Dette brukes for å vise at du har skrevet noe i merknadsfeltet, f.eks. E: strøket over i kirkeboken
• tegnet * brukes for å vise at et navn er konstruert.
• tegnet @ brukes når du er usikker på om det står enten Hans eller Mons skriv da Hans@Mons.
• tegnet % brukes når noe er strøket over og erstattet med noe annet. Det som er strøket over skal mellom %-tegn og skrives inn etter det nye. Eksempel: Hvis det i feltet for dåpsbarnets navn står Anne Berthe og navnet Beate strøket over skriver du Anne Berthe %Beate% 
   

Forskyvningsfeil og person-ID

I en del tilfeller har døpte eller døde fått feil pårørende, enten det er fra personen over eller under i kirkeboken. Det kan også være at informasjonen om mor er registrert på far, vanligst ved barn født utenfor ekteskap eller i eldre kirkebøker uten skjema. Slik ordner vi dette i korrekturarbeidet: 

• I tilfeller der pårørende er ført på feil linje flyttes den pårørende til rett linje i excelfilen, UTEN å ta med person-ID.
• I tilfeller der far og mor er byttet om - personene flyttes til rett sted i excelfilen UTEN å ta med person-ID.  

 

Nyere opplysninger i kirkebøkenes dåpslister 
(gjelder ikke døpte på 1800-tallet)

Det er frivillig å registrere opplysninger som står i merknadsfeltet i kirkebøkene. I den grad dere ønsker å registrere opplysninger derfra må vi av personvernhensyn skille mellom det som ble skrevet inn i samtiden i forbindelse med den kirkelige handlingen, f.eks. en barnedåp og opplysninger som er skrevet inn i kirkeboken mange år/tiår etterpå. Eksempler på det første kan være at det står hvor barnet er født, om og av hvem det er hjemmedøpt samt evt.

dåpsvitner, opplysninger om foreldrenes bosted, når de er gift, hvor mange barn de tidligere har fått etc. Eksempler på opplysninger som er skrevet inn mange år etter selve dåpshandlingen er adopsjonsbevillinger, meldinger om utmeldelse fra statskirken etc. 

 

Opplysninger som er uproblematisk å skrive i merknadsfeltet i kirkebøker frem til 1929:

• Opplysninger som er skrevet i samtiden altså når presten førte inn en kirkelig handling i kirkeboken og evt. kort tid etterpå. 
• Eksempler på det dette kan være at det står hvor barnet er født, om og av hvem det er hjemmedøpt samt evt. dåpsvitner, opplysninger om foreldrenes bosted, når de er gift, hvor mange barn de tidligere har fått etc. 

 

Dette er problematisk å skrive i merknadsfeltet i kirkebøker fra 1921 og frem til 1929 : 

Opplysninger som er skrevet inn i ettertid. Hovedårsaken her er hensynet til personvern. Hvis dere registrerer opplysninger som er klausulert/sperret for innsyn/(taushetsbelagt) vil vi måtte sensurere dette bort før excelfilen kan publiseres i Digitalarkivet.  Eksempler på slike opplysninger kan være: 

• Adopsjon - klausulert/sperret i 100 år. Kirkebøkenes skannede lister over døpte er åpne t.o.m. 1929 men vi bør ikke skrive inn opplysninger om adopsjon etter 1921 fordi vi ikke bør gjøre oppmerksom på om noen er adoptert selv om det er svak adopsjon (bånd mellom barnet og de biologiske foreldrene er opprettholdt i motsetning til sterk adopsjon (alle bånd mellom barn og biologiske foreldre skulle brytes) som det ble åpnet for fra 1935. Da er det bedre at dere skriver E: mer utfyllende informasjon i kirkeboken. 

 

Nyere opplysninger i kirkebøkenes lister over døde og begravede (gjelder ikke på 1800-tallet)

Det er uproblematisk å skrive dødsårsak i i korrektur av kirkebøker på 1800-tallet og frem til 1923. 

Det er problematisk å skrive dødsårsak i korrektur av kirkebøker fra 1924 og fremover. Det er stor forskjell på hva som kan publiseres som skannede bilder og søkbare data i Digitalarkivet. Når det gjelder dødsårsak kan disse publiseres t.o.m. 1923, men medisinske dødsårsaker eller andre helseopplysninger som kan oppfattes som støtende/krenkende. f.eks. selvmord, drap, sinnssykdom etc - vil være sperret i 100 år. Hvis dere registrerer dødsårsak etter 1923 blir det sensurert bort.