Holde orden i regnearket - noen tips

[Knut Totland]

Hei alle med-korrekturlesere!

 

Tenkte bare å dele noen tanker rundt dette med å holde orden og oversikt i regnearket mens man jobber i det. Det er jo så mange felt at man blir både svimmel og skjeløyd og nummen i piltast-fingrene hvis man ikke gjør noen grep. Ønsker derfor å dele litt hvordan jeg går frem når jeg får tilsendt nye filer.

 

For det første, så lagrer jeg alltid originalen separat, slik at jeg kan gå tilbake til den dersom det skulle oppstå noe, og så lagrer jeg den fila jeg jobber med i en annen mappe. Deretter sjekker jeg regnearket opp mot et par av de første sidene som skal korrekturleses, og ser om det er noen kolonner som ikke er i bruk. Disse skjuler jeg i regnearket, slik at jeg kun ser de feltene jeg skal jobbe med. Deretter tilpasser jeg bredden på hver kolonne slik at de ikke tar mer skjermplass enn nødvendig. Slik får man som regel komprimert nok til at alle relevante felt vises uten at man må bla til høyre og venstre i regnearket. Dersom det dukker opp informasjon som skal inn i skjulte kolonner så viser jeg disse, fyller inn informasjonen, og skjuler de igjen. Kanskje må det justeres underveis i regnearket hvilke kolonner man har bruk for, f. eks. dersom det kommer en ny prest som fører annen informasjon enn den forrige.

 

Jeg bruker å låse den øverste linja, som viser hva som skal stå i hver kolonne. Så skjuler jeg de linjene som jeg er ferdig med etter hvert, slik at lista blir kortere og kortere.

 

Et av de mest tidssparende knepene jeg har tillagt meg, er å merke kolonnene med blå og rød bakgrunnsfarge for hhv. barnefar og barnemor (døpte). Ved vigde markerer jeg all info som angår brudgommen med blå, og bruden med rød. Da finner man raskere frem til riktig felt mens man jobber. Jeg laster opp et eksempel på dette som vedlegg her, som viser et utsnitt av regnearket før korrekturlesing.

 

Et annet tips, som går mer på det systematiske, er å alltid sjekke om det står noe relevant i anmerkningene. Jeg har blant annet vært borti flere tilfeller hvor det står korrigerte opplysninger om hvem som er rette barnefar. Dette er viktig informasjon, og det er veldig synd dersom dette ikke blir med i transkriberingen.

 

Er det noen andre som har kommet opp med noen triks eller tidsbesparende løsninger eller har endre betraktninger, så hadde det vært interessant å høre!

[Rolf Hestetræet]

Heisann.Mange gode tips.

Pleier å skjule alle kolonnene som du ikke skal rediger/bruke slik at arket blir «smalere». 

Setter også filter på side og velger den aktuelle siden jeg skal sjekke mot den skannede slik at kun har det materielle du skal jobbe med oppe. Når en side er ferdig lagrer jeg og går til den neste.

For døpte starter jeg med aar og sjekker at den stemmer med toppen på siden. Sjekker og at løpenr stemmer.

Starter med barns fødselsdato og bruker tabulator for å hoppe til neste felt og tar rekken bortover og korrigerer det som må endres.

En annen metode er å ta korrektur på bosted og kopiere det over til det feltet for foreldre som ikke er fylt ut. Du kan og sette inn ekte/uekte før du starter resten av korrigeringen. Leser gjennom anmerkninger og sjekker om det står noen kommentarer i fadderfeltet, som jeg har opplevd at det forekommer.

[Steinar Vasaasen]

Dette ligner veldig på min egen arbeidsform. Kan legge til at i ei av "mine" filer var enkelte verdier konsekvent lagt i feil kolonne. (Status/yrke hadde blitt til bosted) Da er det greit å oppdage dette fra start og foreta litt "klipp og lim" før korrekturen starter. 

[Steinar Vasaasen]

Kom på en liten sak til..... Jeg pleier å benytte meg av filterknappen på toppen av hver kolonne til et par ting. 

 

Det første er å gjøre en avsluttende sjekk på om det er valgt riktig kjønn overalt. Velger da et kjønn om gangen og går så gjennom fornavnfeltet for å finne mannsnavn blant kvinner og motsatt. Det er nesten alltid noen feil å finne.....

 

Det andre er å ta en kikk på filterknappen i datofelt. Da er det lett å oppdage om noen har fått fødselsår utenfor rimelig område som f.eks. år 1189 som jeg oppdaget her om dagen !  

 

[Rolf Hestetræet]

17 timer siden, Steinar Vasaasen skrev:

Kom på en liten sak til..... Jeg pleier å benytte meg av filterknappen på toppen av hver kolonne til et par ting. 

 

Det første er å gjøre en avsluttende sjekk på om det er valgt riktig kjønn overalt. Velger da et kjønn om gangen og går så gjennom fornavnfeltet for å finne mannsnavn blant kvinner og motsatt. Det er nesten alltid noen feil å finne.....

 

Det andre er å ta en kikk på filterknappen i datofelt. Da er det lett å oppdage om noen har fått fødselsår utenfor rimelig område som f.eks. år 1189 som jeg oppdaget her om dagen !  

 

Ja filterknappen er en fin ting å bruke til mye når du sjekker.

Hvis det er noen som trenger veiledning i bruk av filter og hvordan man skjuler og tar frem igjen kolonner eller andre tekniske ting så er det sikker flere som kan hjelpe her inne.