Prioritering av innholdet i skannede arkiver

[Olaf Larsen]

Jeg lurer på hvordan prioritering av skannet materiale foregår. Tas det før publiseringen hensyn til tilgangen for vanlige brukere som ikke har tilgang til alt materiale, eller skjer skanningen automatisk, og publiseres fortløpende? Grunnen til at jeg spør, er at jeg med jevne mellomrom forsøker å se igjennom Siste publiserte av skannede materialer. Det er forøvrig ingen enkel jobb, for man kan jo ikke utelate kilder som er sperret for innsyn, men det er enkelte ting jeg reagerer på. Et eksempel:

 

Ålesund folkeregister, Arkivdel 1, Serie Fa, Hovedregisterkort, Utflyttede Ålesund, nr. 18: 1918-1958, Le - Ly

 

Dette er helt tilfeldig valgt som eksempel, det er ikke materiale jeg vanligvis bruker, men det tidmessige omfanget av informasjonen er det interessante her. Jeg ser jo at dette materialet ikke vil være tilgjengelig for vanlige brukere før om bortimot 40 år, hvis det i dette tilfellet er klausulert i 100 år. Og det byr jo på problemer for noen som søker informasjon fra 1918, som altså normalt skulle være tilgjengelig idag, Så mitt spørsmål er om slikt materiale kan deles opp, og publiseres i form av årlige publikasjoner for den delen som normalt vil være tilgjengelig for alle? Jeg antar at det på et eller annet tidspunkt innføres f.eks. personnummer i registrene, og derfor ikke kan publiseres fritt. Det er muligheter for at dette spørsmalet vil dreie seg om teknisk/praktiske forhold som er vanskelig å gjennomføre i praksis, men det kan i alle fall være interessant å høre om det ved skanning tas hensyn til det tidsmessige omfanget av materialet som skannes.

[Arkivverket - Kristian Hunskaar]

Jeg husker at vi for noen år tilbake var tilfredse med å ha publisert 1,5 millioner bildefiler i løpet av et år. Dette var før vi fikk et system med tilgangsstyring for sperrede bildefiler, slik at det hadde liten hensikt å skanne og publisere arkivmateriale som ikke kunne være fritt tilgjengelig. Derfor var så å si alle de 1,5 millionene bildefilene fritt tilgjengelige i Digitalarkivet.

 

I 2020 rundet vi 13 millioner publiserte bildefiler i løpet av året. Med tilgangsstyring for sperrede bildefiler kan vi styre hvem som skal ha tilgang, f.eks. egne saksbehandlere og andre offentlige etater som NAV, og et viktig punkt i digitaliseringsstrategien har da blitt å skanne arkivmateriale som kan forenkle og eliminere saksbehandling. Av de 13 millionene bildefiler viser mer enn 10 millioner folkeregistermateriale, som med få unntak er sperret. Også en del annet som ble publisert i 2020, er sperret, men uten at jeg har eksakte tall, antar jeg at det kan ha blitt publisert omkring 1,5 millioner bildefiler fritt tilgjengelig i 2020. (FT1920, som ble publisert sperret i tidsrommet 2015-2018, men som ble fritt tilgjengelig i 2020, kommer i tillegg.)

 

Mitt poeng er at Arkivverket publiserer om lag like mye fritt tilgjengelig pr. år nå, som for noen år tilbake. Men dette fritt tilgjengelige vil ha en tendens til å "drukne" i alt det som er sperret. Som du peker på, er ikke "Siste publiserte" et tilstrekkelig godt verktøy lenger, da det burde vært mulig å filtrere på sperret/fritt tilgjengelig, emneord, tidsrom, oppbevaringssted, arkivtilknytning og mer til. Vi har en sak på forbedring av "Siste publiserte" liggende, men den har foreløpig ikke kommet langt nok opp i bunken mht. prioriteringer for (videre)utvikling av Digitalarkivet.

 

Så svaret på ditt første spørsmål blir ja, i den forstand at det med viten og vilje prioriteres skanning av ganske store mengder arkivmateriale som ikke kan være fritt tilgjengelig på kort sikt.

 

Dernest til eksempelet fra Ålesund folkeregister. Her er det slik at alle kort som har gått ut av registeret pga. utflytting i tidsrommet 1918-1958 er sortert alfabetisk. Hadde de vært sortert kronologisk, slik de er i enkelte andre folkeregisterarkiv, kunne kortene som gikk ut av registeret i 1920, vært fritt tilgjengelige fra 1.1.2021, og kortene som gikk ut av registeret i 1921, kunne blitt fritt tilgjengelige 1.1.2022. Men slik kortene er sortert, må vi eventuelt undersøke hvert enkelt kort (= to bildefiler) for å finne ut når det gikk ut av registeret, for deretter å legge på sperrer tilpasset hvert enkelt kort. Det har vi rett og slett ikke kapasitet til, og da blir det sperring i 100 år fra "sluttåret", som i dette tilfellet er 1958.

[Olaf Larsen]

Tusen takk for en aldeles glimrende redegjøring! Det er en imponerende mengde publikasjoner! Jeg tok jo et lite forbehold i mitt spørsmål, om at de tekniske og praktiske forhold ville være en liten hindring, og jeg skjønner godt at de store mengdene materiale ikke uten videre kan sorteres. En forbedring av søkemuligheter i "Siste publiserte" vil bli mottatt med glede, nå den tid kommer.