Arkivering av forenklet og utvidet søkerliste til evig tid..?

[Anette Osmundsen]

Iht GDPR bortfaller arbeidsgivers grunnlag for å lagre søknadsdokumentasjon om andre søkere (som ikke ble ansatt) i det øyeblikket en søker er tilsatt. Dette innebærer at alle kopier av søknader mv må slettes. Sletteplikten gjelder alle medier osv. Dersom arbeidsgiver ønsker å behold en kandidats søknadsdokumenter etter dette krever det nytt behandlingsgrunnlag med samtykke, avtalt lagringstid osv. Hvordan løses dette opp mot at det i det offentlige arkiveres all slik dokumentasjon i arkivsystemet? Er klar over at arkivloven går over GDPR, men er det pålagt og bestemt at for eksempel både forenklet og utvidet søkerliste skal oppbevares i arkivsystemet til evig tid? Dersom jeg søker en stilling i fylkeskommunen kan jeg huke av i søkemodulen at jeg ønsker/ikke ønsker at søknaden min skal være tilgjengelig i systemet etter en viss tid. Men det hjelper jo ikke når likevel all informasjon journalføres i arkivsystemet og forblir der uten tidsbegrensning. Hva er egentlig reglene rundt dette for offentlige virksomheter? Hva er vi bundet av og hva skal vi svare de som evt spør?

[Svein Nilssen]

Ifølge Riksarkivarens forskrift § 7-11 skal følgende bevares (for alltid) i tilsettingssaker:

 

§ 7-11.Personalforvaltning

b.	Rekruttering og tilsetting, som inneholder dokumentasjon om:

-	kunngjøring, stillingssøknad med vedlegg til den som blir tilsatt, offentlig søkerliste og utvidet søkerliste.

 

Søknader til de som ikke blir tilsatt i stillingen skal ikke bevares for alltid. De oppbevares normalt så lenge søker har klagerett i stillinger de ikke blir tilsatt i. 

 

 

Mvh

 

Svein Nilssen