Medlems- og elevlister

[Carl F. Høeg]

Hei!

 

Hvordan forholder dere dere til medlemslister, medlemskartotek osv til private lag og foreninger? Skal disse kasseres etter en viss tid?

 

Og, eksempelvis kommunal musikkskole, senere kulturskolen, skal lister over elever bevares der.

 

Jeg fikk en mail nylig fra lederen av kulturskolen i Ås og han skrev at de hadde satt en person til å makulere bilag (som er riktig) og elevlister, sistnevnte av personvernhensyn. Er det riktig?

 

 

 

Med vennlig hilsen

Carl F. Høeg

Rådgiver

Depotarkivet

HR Organisasjon

Telefon: kontor: 64 96 27 55 / arkivrom:64 96 27 26 

 

Ås Kommune

Skoleveien 1, 1430 ÅS

Sentralbord: 64 96 20 00

[Arkivverket - Kenneth Bratland]

Hei!

 

Private lag og foreninger sine arkiver blir regnet som privatarkiver. 

 

Disse er selvsagt viktig å ta vare på, men det er ikke slik at Arkivverket kan eller har mulighet til å ta vare på alle privatarkiver. 

 

Det er fylkesarkivene i Norge som er koordinerende ledd for privatarkiv. Fylkesarkivene veileder også mye vedrørende privatarkiver. 

 

Her kan du lese mer om privatarkiv og Arkivverket:

 

https://www.arkivverket.no/for-arkiveiere/arkiver-fra-privat-sektor/arkivverkets-bevaringsplan-for-privatarkiv?q=privatarkiv

 

Når det gjelder kommunale arkiver er det etter vårt skjønn viktig å ta vare på elevlister. 

 

Men det er selvsagt slik at i en del tilfeller at man kan makulere for eksempel regningsbilag og lignende eldre enn 5 år (tidligere 10 år).

 

Om du har ytterligere spørsmål om dette er det fint om du kan ta direkte kontakt med Arkivverket slik at vi kan veilede deg videre:

 

https://www.arkivverket.no/veiledere-for-offentlig-sektor

 

https://www.arkivverket.no/tjenester/tjenester-for-offentlig-sektor/henvendelser-for-offentlig-forvaltning#!/form/0

 

 

[Carl F. Høeg]

Hei igjen!

Takk for raskt svar.

Ja jeg er klar over at arkiver etter lag og foreninger er privatarkiver og ikke sorterer under Arkivverkets bevaringsplikter.

 

Dette spørsmålet stilte jeg i kraft av å være leder for Ås kommunes lokalhistoriske arkiv, som er min andre rolle i Ås kommune. Ad. medlemslister for private lag og foreninger m. m.tenkte jeg da på GDPR-reglene, personvern m. m..

 

Under følger komplett signatur.

 

 

Med vennlig hilsen

Carl F. Høeg

Rådgiver

 

Depotarkivet

HR Organisasjon

Dr. Sødrings vei 8

Telefon, kontor: 64 96 27 55 / arkivrom: 64 96 27 26

 

Ås kommunes lokalhistoriske arkiv

Moerveien 1 / Ås bibliotek

Telefon, kontor: 64 96 23 78 / arkivrom: 64 96 23 85  

 

Ås Kommune

Skoleveien 1, 1430 ÅS

Sentralbord: 64 96 20 00

www.as.kommune.no